项目三 档案整理立卷.pptVIP

第三节 档案整理立卷 一 熟悉档案整理工作的内容 二 认识全宗及分类方案 三 档案整理与组卷 四 案卷排列与编号 一、档案整理工作的内容和意义 （一）档案整理工作的内容 档案整理工作，就是按照一定的原则和方法，把处于相对零乱状态的档案系统起来，以便于保管和利用的工作。 对于档案的整理有广义和狭义之分。广义的档案整理，包括对档案的鉴定、考证、编撰出版。档案管理学中的档案整理指狭义的整理。 由于原有档案状况有所不同，所以整理工作内容也会出现差异。在档案馆和档案室，档案的整理按照整理工作内容的范围，可以分成三种类型： （一） 系统排列和编目 当档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是档案室根据入馆要求整理移交的案卷时，档案整理工作主要是在更大范围内，根据档案存放和管理的需要，对全宗和案卷进行排列，对案卷目录进行某些加工。 （二）局部调整 对于整理入档案馆、档案室保存的档案，其中显然不符合整理要求、不便于保管利用的部分，应进行加工以提高其质量。另外，档案自身或整理体系，会随着时间的推移而发生变化，需要进行必要的调整。 （三）全过程调整 档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散文件，或者馆藏体系遭到严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。 档案整理工作包括： 1.区分全宗； 2.全宗内档案的分类； 3.立卷（组卷、卷内文件的排列和编号、填写卷内目录和备考表、拟写案卷标题、填写案卷封面）； 4.装订或“装盒”； 5.编制案卷目录； 6.案卷排列和编号。 全宗内档案的分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录等业务环节一般是由文书部门或文书人员承担的，即文书立卷；归档案卷的统一编号和排列由档案室承担；全宗的划分和排列多由档案馆承担。 这些工作并不是在同一时期全部进行的，而是根据档案的形成特点分阶段进行的。归纳起来有以下三种： 1.档案室对正常接收进馆归档案卷的整理； 2.档案馆对正常接收进馆归档案卷的整理； 3.档案室（馆）对零散文件进行全过程的整 理。 （二）档案整理工作的意义 随着我国各项事业的不断发展，档案的数量和成分还将继续增加。把这些数量浩大的档案及时地、完整地收集起来，进行科学的整理，提供给各项工作利用，对于全部档案管理活动具有重要的意义。 （一）档案的整理是揭示文件之间的有机联系，为发挥档案作用创造了有利条件 保存档案的主要目的，是为了及时地、系统地提供档案为社会主义事业服务。为了达到这样一个目的，所提供利用的档案必须经过科学的整理。没有经过整理和系统化的档案，就不能充分体现档案的历史记录的特点，不能完整地反映出各项活动的历史联系和本来面貌，就会影响以致失去档案的利用价值，不便于进一步查考研究问题。档案整理工作的基本任务，是把档案组成一个体系，通过编目使其固定下来，为利用档案提供方便条件。 （二）档案的整理是档案管理所有业务活动的关键环节 档案的整理，不仅为档案的利用创造了方便条件，而且也为整个档案管理工作奠定了良好基础。在档案管理的诸环节中，收集工作是起点，提供利用是档案工作的目的，而档案的整理则是承上启下的关键所在。收集或征集来的档案，经过档案整理这个环节，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，对档案收集工作有一定的促进作用。档案在整理过程中，往往是与档案价值的鉴定工作结合进行，而鉴定档案的价值和划分档案的保管期限，必须对档案进行全面的考察和仔细认真的分析，只有经过系统整理的档案，才能提供这种可能性。经过整理以后的案卷，是档案的保管、统计、检查的具体工作对象和基本单位，也使编制档案检索工具与编写参考资料有了主要依据。因此，档案整理工作对于充分发挥档案的作用，实现档案工作的目的，奠定档案管理工作的基础，具有重要的意义。 （三）档案整理是实现档案管理现代化的要求 采用现代手段管理档案，要求对档案实体加以整理，使之达到一定的系统化程度。例如计算机库房管理系统、编目系统都需要以档案实体的一定体系为基础，档案缩微化更要求档案原件系统有序、具有有机联系的档案达到相对集中。档案管理的现代化，也需要以档案的系统整理为基础。 二、档案整理工作的原则和要求 （一）档案整理的原则 1、充分尊重和利用原有的档案整理成果。 尊重和利用原有的档案整理成果是指后继的档案管理者要善于分析、理解和继承前人的整理成果，不要轻易地否定或抛弃。这样有利于保持文件之间的历史联系，能够加快整理工作的步伐，提高整理工作的质量。 应做到： （1）在原整理基本可用的话，就要维持原有的秩序状态； （2）局部不合理