北京广西商会商会档案管理办法.doc

北京广西商会商会档案管理办法 一、总则 为规范商会档案管理工作，特制定本办法。 二、商会档案范围 （一）商会建档范围确立为： 商会设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 商会会员大会、理事会、常务理事会、会长会、监事会形成的文件材料； 财务、会计及其管理方面的文件材料； 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料； 经营管理方面的文件材料； 教育培训方面的文件材料； 会员档案资料； 投资项目资料信息； 商会出版物样品； 与其他单位往来信函； 其他具有利用和保存价值的文件材料。 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。 （二）商会档案还包括声像资料： 照片档案：新闻、科技、人物照片，由电子版、原版、翻版底片、照片、文字说明构成； 影片档案：原版底片、拷贝及文字说明； 录音档案：唱片、录音带、录音文件； 录像档案：政治、经济、联谊、培训、讲座等活动。 三、商会档案管理体制 各种形成的文件材料原则上由行政秘书负责立卷和归档。 商会应有必要的场所和设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。 四、档案管理工作 (一)档案材料的收集： 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限； 对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全； 及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理归档。 (二)档案的归档与管理： 依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料； 对破损和褪色的材料进行修补和复制。 (三)档案的保管： 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 商会设立专用文件库保存档案； 做好存放档案场所的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固； 电子版档案，要做好刻盘备份工作，备份磁盘为重要材料，须妥善保管。 (四)档案的鉴定： 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。 确定各类档案的中管期限表；档案保管期限分永久、长期、短期三种；介于两种保管期限的，保管期限从长。 (五)档案的销毁： 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存； 办理销毁手续，须经会长和秘书长同时批准，方能销毁； 销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。 商会终止、解散时，档案应移或主管部门或当地国家档案馆。 商会应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。 (六)档案借阅、利用工作： 1．凡需使用档案者，依据调阅权限和档案密级，经领导签批后方能调阅。 2．外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经秘书长批准后方可借阅；其抄摘内容也须秘书长同意且审核后方能带出。 3．依据国家档案、统计法律法规，做好商会档案统计工作。 4．政府有关部门依法执行公务，需要查阅商会档案，商会予以配合、协助。 五、附则 本办法由行政部解释、补充，由商会秘书长批准颁行。 地址：北京市东城区南池子大街普渡寺后巷9号院10室 邮编：100006 网址： 电话：010010 传真：010 E-mail：bjgxsh@126.com