公文写作及文档管理.ppt

LOGO * * 公文写作及文档管理 新疆北新国际工程建设有限责任公司·岗前培训 2012.8. 前 言 公文及文档管理的意义 一、公文是企业上请下达各项指令和信息沟通的 重要工具 二、文档管理是企业各项工作执行情况的历史记 载和资料保存调阅过程 一、文件编码 （一）编码方案 CICI/ASHP-I/02/TZ/11/010 （二）文件格式 文签 编码 标题 正文 落款 关于规范文件编号与文件格式的通知 二、常用公文写作 （一）上行文 1）请示：用于请求上级单位给予指示、批准事宜。 2）报告：用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位询问等事宜。 二、常用公文写作 （二）平行文 3）函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。 4） 变更说明：适用于不相隶属单位之间工作说明和答复 二、常用公文写作 （三）下行文 5）通知。适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项； 6）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 二、常用公文写作 （四）共享文件 7）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。 8） 月报：适用于上报、交流定期相关信息情况事项 三、文档管理 （一）邮件 1）以文件格式拟稿。 2）以项目经理部名义发出的邮件由指定部门发送、接收，业务咨询由各单位（部门）自行联系。 3）接收的纸质邮件由主（分）管领导签批后转发相关部门。 4）电子邮件由主管部门负责归档保存，纸质邮件由主办部门存档。 邮件联系管理制度 三、文档管理 （二）文签 一、中信建设项目部文签 （中信建设项目部范本） 二、项目经理部文签 （项目经理部范本） 三、基层单位（部门）文签 （基层单位范本） 三、文档管理 （三）文（邮）件流程 1）文件流程 接受任务----起草文件----领导审核----申请文号----填写签单----领导签字----盖章登记----复印存档---原件上报。 2）邮件流程 发送邮件：起草邮件--领导审批--扫描发送--核查--存档 接收邮件：接收--打印签单--上报主（分）管领导批示---下发办理单位（部门）---电子邮件存档 四、常见问题 常见问题 1）标题错误 （名称 重复使用）例一 2）类型错误 （指示 请示错位）例二 3）表达错误 （漏项 表达不清）例三 4) 格式错误 （混乱 层次不清） 例四 5) 签章错误 （签名 盖章缺失） 例五 常见问题 1）标题错误 （名称 重复使用）例一 2）类型错误 （指示 请示错位）例二 3）表达错误 （漏项 表达不清）例三 4) 格式错误 （混乱 层次不清） 例四 5) 签章错误 （签名 盖章缺失） 例五 五、具体要求 具体要求： 1、行文格式准确严谨 2、行文流程到位完整 3、文件归档保存完好 关于规范项目经理部文件使用的说明 LOGO *