食品公司挂面厂文件管理制度.docVIP

文件管理制度 一、目的 控制各类文件的编制、发放、回收与保存，确保各相关部门和场所使用的文件现行有效。 二、适用范围 1、技术文件：包括产品标准、工艺文件及各技术记录、证书报告。 2、质量文件：包括质量手册、管理制度（办法）及各种质量活动记录。 三、职责 1、质检科负责质量手册及管理检验管理制度的编制，产品标准及相关标准的控制及用于内部控制的技术标准的编制。 2、质检科在缺乏相应的国家标准、行业标准及地方标准的情况下，负责编写厂产品标准，并经当地质监部门备案。 3、生产科负责编制生产加工过程中各种工艺文件。 4、办公室负责保存各种文件。 四、程序 1、文件的编制、审核、批准。 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。 （1）质量手册或质量检验、管理制度由质检部门负责编写。 编写应依据国家现行法律法规及本厂实际情况。编写完成后应经过审核，上报最高管理者批准发布。 （2）质检科在本厂缺乏相应国家标准行业标准及地方标准情况下，负责编写企业产品标准。编写的标准一要符合相关编制性标准在健康、安全、环保等方面的要求；二是不能与国家行业现存标准的要求相抵触，所确定的技术指标由厂根据市场需求，制定并高于国家标准或行业标准。企业产品标准应经当地质监部门备案。 （3）生产科门根据所生产的产品特点，编制出指导生产用的各种工艺文件，包括：工艺流程图、作业指导书。各种工艺文件应经技术负责人审批。 2、文件的发放、回收及受控 （1）办公室负责各类文件的发放、回收和保存； （2）所有文件由办公室进行唯一性标识、登记、发放和回收，要填写《文件发放记录》，确保文件使用的各场所都能得到相关的文件； （3）文件分“受控”和“非受控”两大类，除与兄弟单位交流用的文件属“非受控”文件外，其余与质量体系运行紧密相关的文件都应受控，所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖“受控”章。办公室及时跟踪外来技术文件（如技术标准）的必威体育精装版版本，并及时提供给有关部门； （4）所有的文件除发放到各相关部门和场所外，应由办公室再保存其副本1份，包括产品标准及相关标准，质量手册、各种质量活动记录，各种原辅材料及产品的检验记录、证书和报告，工艺流程图、厂内部控制标准等，所有文件应分类摆放； 3、文件的更改、作废与销毁 （1）本厂所使用的质量手册、厂产品标准、工艺文件等随着形势的变化都有可能变化，应及时组织有关人员进行更改，以适应不断的发展要求； （2）所有文件的更改应由相关部门填写《文件更改申请》，经过主管负责人审批，必要时应由厂厂长审批； （3）经过修改后的内容应及时通知文件的使用部门； （4）对于过期或作废的技术标准，加盖“作废”章，并撤出使用现场，需要销毁的文件经批准后，登记《文件销毁记录》后，可进行适当销毁； （5）为某种原因确需保留已作废文件时，应标识“作废保留”； 4、文件的保存 （1）各种文件由办公室专人负责统一归档保存。 （2）各种质量记录包括原辅材料采购验证记录、关键控制点记录、产品出厂检验原始记录、出厂检验报告、销售记录由质检科一月一归档，由办公室保存，保存期为三年。其它质量活动记录保存一年。 5、文件的使用、借阅 （1）文件的使用者应在《文件借阅记录》上签字后，方可领回使用； （2）文件使用者应注意保护好所用文件，不得??坏、丢失或在文件上乱涂乱画； （3）文件的借阅、复制应由相关部门负责人按照规定权限批准后，向办公室借阅、复制，不得私自将文件外借。