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文件控制程序 文件名称 文件控制程序 文件编号 CX 001-XXXX 发布日期 XXXX年9月25日 版本编号 A/0 生效日期 XXXX年9月25日 文件总页数 共4页 审 核 人 批 准 人 1、目的： 对公司质量管理体系文件进行控制，确保各有关场所使用的文件都是有效版本。 2、范围： 适用于公司质量管理体系文件和资料控制。 3、职责： 3.1、本程序的主控部门为办公室，负责对文件资料的编目、分发、回收和销毁，对文件的控制结果负责。 3.2、总经理负责质量手册的批准和发布。 3.3、管理者代表负责质量手册以外的所有质量体系文件的审批和发布。 3.4、各部门负责相关文件的编制、使用和管理。 3.5、办公室负责对各部门的文件管理情况进行监督检查。 4、工作程序： 4.1、文件分类： 办公室负责编制《质量管理体系受控文件清单》，明确文件控制的范围和现行修订状态。 4.1.1、质量手册、程序文件由办公室管理。 4.1.2、支持性文件包括: a)、管理标准、管理制度、工作标准、岗位职责、技术标准（国家标准、行业标准、地方标准、企业标准）、检验规范、质量记录文件。由各部门保存并报办公室备案。 b)、质量计划、作业文件、操作规程、作业指导书等由使用人保存。 c)、与质量管理体系有关的法律、法规文件由办公室保存。 4.2、文件编号： 4.2.1、质量手册: 采用：公司代号-手册代码－手册版本号/修订状态号码的样式构成。公司代号为公司名称主体词“家和兴”的汉语拼音的首字母的大写；手册代码采用“质量管理体系”的英文缩写，即QMS；手册版本号采用英文字母表示；反斜线后的修订状态号码用数字来表示。 如：《质量手册》文件编号为：JHX-QMS-A/0，意思表示为，家和兴质量管理体系文件质量手册，第A版，第0次修订，即未修订的初发布版本。 4.2.2、作业文件： 采用：文件代码加空格，加文件编号，加横线，加四位年代号构成。 如CX 001-XXXX，即：CX表示程序类文件，001表示程序类第一个文件，XXXX表示该文件的发布年代。 (CX 代表程序类文件、 GL代表管理类文件、 JS代表技术类文件) 4.2.3、质量记录的标识号： 采用：文件代码加相对应的标准条款号，加横线，加流水号组成。 如：JL5.6—01；JL，代表质量记录；5.6代表标准章节号；01流水号。 4.3、文件的编制、审核、批准： 4.3.1、文件发布前应得到批准、以确保文件是充分的、适宜的。 4.3.2、质量手册和程序文件由办公室负责组织编制，管理者代表负责审核，总经理负责批准、发布。 4.3.3、各部门的作业文件、技术文件由各部门编制，分管领导审核，管理者代表批准发布，并报送办公室登记、存档。 4.3.4、公司管理性文件由办公室负责编制，由管理者代表批准发布。 4.4、文件的分发和管理： 4.4.1、文件分发由其审批部门确定分发范围，办公室负责登记、发放，领用人在收／发文登记表上签字。 4.4.2、分发时，文件应填写分发顺序号作为受控号，并在封面上加盖“受控”印章。 4.4.3、文件持有人调离原岗位时，原发放部门应及时收回并予登记，公司内部机构调整或变更时，办公室负责协调处理受控文件的交接工作。 4.4.4、文件严重破损时，文件持有人到办公室办理更换手续，交回破损文件补发新文件，仍延用原分发号，破损文件由办公室负责销毁。 4.4.5、文件丢失后，原持有人应提出书面申请，管理者代表批准后， 重新办理领用手续，并仍沿用原分发号。 4.4.6、“受控”文件不得随意更改其内容和复制。确需复制的需经文件归口管理部门负责人批准，办公室加盖“受控”印章，否则复印件无效。复印件的编号方法：在原件发放号后加注－1或－2作为受控号，以便发放登记。 4.4.7、作废或超过保管期的文件，办公室负责收回、登记和销毁。因知识积累确需保存的作废文件，由留用部门提出申请，管理者代表批准，办公室加盖“作废保留”印章，申请部门保管。 4.4.8、文件外借应由文件归口管理部门负责人批准，借阅人填写“借阅登记表”并签字。归口管理部门负责按期索回。原稿文件一般不得外借。 4.4.9、 各部门负责本部门文件管理，保持文件清晰完整和整洁。 4.4.10、文件审批原稿由办公室负责归档保存，保存期一般为三年。 4.4.11、“受控”、“作废保留”等印章由办公室统一管理和使用。 4.4.12、办公室每年发布一次现行有效文件总清单，供使用单位核查，以保证在规定场合均能识别文件的现行修订状态和有效版本。 4.5、文件的更改： 4.5.1、文件需修订或更改时，由原审批部门审核、批准。原审批部门已被撤销时，现审批部门须获得原审批所需的背景资料。 4.5.2、文件的更改部门填写文件更改通知单，说明更改的原因和内容，