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云南民族大学素质拓展营文件、档案管理制度 第一节 总则 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据关于文书处理的有关规定，结合高尔夫协会的实际情况，特制定本制度。 文件管理内容包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，高尔夫协会上报下发的各种文件、资料。 按照高尔夫协会各部门分工的原则，高尔夫协会各类文件统一由管理部管理。 第二节 收文管理 公文的签收 高尔夫协会所有文件（除领导亲启外）均由管理部登记签收、拆封（由上级或邮电局的通讯员直送的机要文件除外）。在签收和拆封时，管理部需要注意检查封口，对封口和邮票撕毁函件应查明原因。 对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。 公文的编号保管 管理部签收和拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，做好分类登记（编号、保管）。 高尔夫协会外出人员开会带回的文件及资料应及时送至管理部进行登记编号并保管，不得个人保存，如有关工作人员工作需要借阅的可以复印或借用。 公文的阅批与分转 凡正式文件均需由管理部部长（或副部长)根据文件内容和性质阅签后，由管理部分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应该在当天阅签完。 一般礼仪性质的函、电、单据等，可由管理部直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同各部门联系后再分转处理。 为加速文件运转，管理部应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传送，最迟不得超过两天（特殊情况除外）。 文件的传阅与催办 传阅文件应注意传阅范围和遵守必威体育官网网址原则，不得将有秘密的文件带回家、宿舍和出现在公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外界泄露内容。 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交管理部，阅批文件一般不得超过两天，阅读应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”管理部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关文件。 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确实工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。 文件阅完后，应交管理部，切勿横传。 管理部对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关必威体育官网网址规定，并征得管理部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周传。 第三节 文件收发 发文的规定 部门上报下发正式文件的权利分别集中高尔夫协会管理部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向高尔夫协会提出发文申请，并将文件底稿分别交高尔夫协会管理部审核。经校团委、校团委办公室同意后方可发放。 对部门影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，需经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。 发文的范围： 凡是以高尔夫协会的名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 高尔夫协会、校团委办公室下发文件主要用于： 公布部门规章制度； 转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件； 公布部门体制机构变动或干部任免事项 发布有关奖惩决定和通报； 其他有关重大事项； 高尔夫协会、高尔夫协会管理部上行文、外发主要用于： 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； 日常工作、安排部署、传达上级指示等事项，应该有关制度办理，经分管领导批准后，由部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。 各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不被考查，可以以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。 四 发文程序与要求 发文程序规定 各部门需要发文、应事先向高尔夫协会、高尔夫协会管理部提出申请。 高尔夫协会、高尔夫协会管理部同意发文后，需要草拟文件初稿。 草拟文稿必须从本部门角度出发，做到情况属实、观点鲜明、条理清晰、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整、严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。 文稿拟就后，拟稿人应填附发原稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷分数、拟稿部门与拟稿人。 应根据高尔夫协会的要求和上级有关指示精神及有关文件规定，对文稿进行审核和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。 经管理部审查修改后的文稿，送分管常委审核文稿（文稿内容、质量）。 对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新整理和写清楚。 须经会签的文稿，应交付打印前送会签部门会签。 文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送高尔夫协会审核批准签发