XX通信工程公司行政文书管理规定.docVIP

XX通信工程有限公司行政文书管理规定 1、目的：为了使公司所有文件规范化，对内便于管理及存档，对外提升公司的形象，制定本规定。 2、范围：公司所有员工。 3、职责： 3.1、各部门负责人：负责本办法的实施、指导、监督。 3.2、综合部总务室： 3.2.1、负责文件编制编码及文件归档、管理。 3.2.2、将文件按时按要求进行排版。 4、定义： 4.1、编码定义： 4.1.1、公司简称定义： A、XX通信工程有限公司---长实 B、广州分公司---长实广州 C、深圳分公司---长实深圳 D、东莞分公司---长实东莞 E、佛山分公司---长实佛山 F、中山分公司---长实中山 G、珠海分公司---长实珠海 H、清远分公司---长实清远 I、河源分公司---长实河源 J、梅州分公司---长实梅州 K、揭阳分公司---长实揭阳 4.1.2、发文部门简称： A、董事会办公室---办字 B、人力资源部---人字 C、财务部---财字 D、维护部---维字 E、质安部---质字 F、工程部---工字 G、综合部---综字 4.1.3、对外公函----函字 4.1.4、会议纪要----纪字 4.1.5、文件简称： A、管理制度——GL B．行政公文——XZ C、程序文件——CX D、合同文件——HT 4.1.6、编号：※※※※.※※.※※：由数字+年＋月表示，意思某年某月发布的当年第几号文件。如：0001. 07.12表示2007年发布的第一份（或个、项等）文件，发文月份为12月。 4.2、文件定义和分类： 4.2.1、制度文件：公司因为管理需要，因地制宜制定的管理制度、办法和规定等文件； 4.2.2、人事文档：公司员工基本资料、考勤记录、考核记录、任免、调动决定等； 4.2.3、公文：因工作需要，以公司或部门的名义发出对外或对内的文件，如：通知、通告、函件等； 4.2.4、财务资料：财务部的档案资料； 4.2.5、合同文件：本公司同外单位业务来往签订的合同、与内部单位签订的协议； 4.2.6、会议纪要：记录本公司组织或参与的会议内容、决议事宜； 4.2.7、办公资料：公司办公用品的说明书、保修单、软件等； 4.2.8、外来文件：公司收到的外部往来文件； 4.2.9、其它文件：不能归入4.2.1至4.2.8分类的文件。 4.3、模版使用定义（模板格式见附件）： 4.3.1、公文模版：本公司的通知、通告、公告、对外函件等使用； 4.3.2、会议纪要模版：会议纪要使用； 4.3.3、制度模版：制订制度、办法、规定使用； 4.3.4、不固定格式模版：除上面所定义文件外的其它文件使用，此模板可按需要根据上文规定的规则进行编号； 4.3.5、文件夹标签模板：文件归档时文件夹标识使用。 5、文件编制： 5.1、编制要求： 5.1.1、公司所使用的文件模版由综合部统一制作，任何人不得随意修改： 5.1.2、会议纪要、制度、程序文件的正文字体大小都为五号字，其他文件正文都为四号字； 5.1.3、本公司所有文件内容都必须严格按照模板的字体格式执行。 5.2、文件编码： 5.2.1、制度文件编码： A、编码为“制度或程序文件的简称/XX通信工程有限公司或※※分公司+部门+※※※※.※※.※※”的简称组成，有+的地方用“.”隔开。如XX通信工程有限公司广州分公司综合部发布管理制度2005年第一份文件（发文月份为2月）的编码为GL/长实广州.综字.0001. 05.02； B、正文编号：第一级编号齐边，以后各级编号在上一级编号后边空2个字节，三级以后与三级编号齐边，下级文件编号号码要对齐上级文件内容，如： 1、 1.1、 1.1.1、 A、 A.1、 A.1.1、 a、 C、制度文件中的所有数字都必须使用阿拉伯数字； D、改版、修订：如管理文件需要增补、修改，则需在页眉处的修改栏中注明修改的次数，用阿拉伯数字表示，以加1的方式递增；如文件修改的范围涉及整份文件的构架或修改次数达到9次，则需更换版本。文件的版本用大写英文字母表示，第一版本为A，第二版本为B，第三版本为C，以此类推。 5.2.2、人事档案、工卡编码： A、总公司和分公司分别按照入职先后顺序编码，如：总公司编码为：CS※※※※※（00001～99999），广州分公司编码为：CSGZ※※※※※（00001～99999）； B、调出、离职人员的编号长期保留，不得重复使用；调入人员按入职人员的编码方法执行。 5.2.3、公文编码： A、按文件编码的编码规则执行； B、公文分为紧急文件、重要文件和普通文件三类。 5.2.5、会议纪要编码按文件编码的编码规则执行。 5.3、文件管理： 5.3.1、制度文件： A、存档：按照编号顺序放置一个文件夹，如文件变更，则原文件作废，应立即加盖“作废”章并更新相