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* * 对帐流程培训 主讲：黄玉珍 2006.09.12 内容提要 对帐的概念及要求 对帐流程图 对帐流程叙述 单据的认识 单据常见特性 常见对帐问题的处理 退入数的处理 申请开立税票 总结 对帐的概念和要求 对帐:为使客户与供应商之间产生的货款帐目清晰、准确无误，减少尾数产生，双方相关人员进行的帐单核对工作。 本部规定:如在每月的15号前未对好帐之客户，需提交相关资料给主管、经理或营业部协助跟进。 要求:对帐要求:本月10号前对好上月非自然月结之帐目　　，20号前对好上月自然月结之帐目。 对帐的基本流程 单据“交客” 单据处理 开立税票 漏单 少单 尾数 退入数 传真 邮寄 国税 增值税 快递 带税票收款 信贷部派送 营业员派送 税票交客 盖章 签名 客户确认 单据抬头： “河源龙记金属制品有限公司” 认识对帐所需单据 1.月结单 2.记帐单 3.送货单 4.退/入数单 “龙记五金有限公司” 常见客户特性 1.客户要求月结XX号 例:月结25号——从上月26号~本月25号 根据客户月结情况及对帐特性，及时传真月结单给客户。 2.客户要求几号前传月结单 例:21号前传真月结单 3.客户要求几号前收到正本单据 例:5号前收到单据 4.客户要求几号前收到税票 例:27号前税票交客 单据处理常见问题（1） 单据交客后及时与客户联系沟通，解决问题。常见问题如下： 漏单：传真对帐单前需查清客户之前是否有漏单或上月需入本月之单据,杜绝尾数产生。 少单：对帐过程中会常遇到客户反映单据不全：如遗失单或未收齐单,可视情况而决定。若遗失单,需客出书面资料申请补单，若单未收齐,需及时向单据组反映查明原因及补单。 (同时与客沟通可否先传副本予其核对，后补正本单据) 入/退数： 在对帐过程中,经常普遍遇到的问题有:单价、折扣、欠PO 、重量、质量等问题。前四项可联系接单部相关负责人查询，若两天内不能解决问题，则出“特别通告”，后一项则可直接出“特别通告”交营业部解决。有问题之单据可暂不入帐，待问题解决后再入当月帐内。没问题之单据可与客沟通按正常月结核对入帐。 单据处理常见问题（2） 注意：客户回复的相关信息需及时输入ERP系统的中央追帐信息,以方便后序工作。如有需入下月货款的单据需清晰记录,避免核对下月帐目时有漏单情况发生。 小额退/入数单处理： 1、交财务部开立的退/入数： 除订单类型为：H011,H021,H031外，其他订单类型在RMB10元以下的金额。 2、交接单部开立的退/入数： 订单类型为：H011,H021,H031之所有订单及其他订单类型在RMB10元以上的金额。 实例： 2.税票开好后根据客户要求及时处理：快递客户/交营业员派送/留信贷部派送/带税票收款需分清楚，分别跟进，确保客户及时收到税票安排货款； 3.如客户告知其司需由国(增值)税发票改开增值(国)税发票(或只需临时开一个月的国(增值)税发票），请其用正式书面形式传真我司，告知从XX月开始开增值税票，并传真开增值税票的相关资料。 开立税票的跟进及注意事项（1） 1.帐目核对好后，要求客户盖章回传；再按客要求申请开立税票， 申请税票后需跟踪税票开立进度； (如:一般纳税人资格证、税务登记证及银行资料等) 4.如客告知公司名称或帐号有更改时，请其用书面形式传真我司，并及时知会税票组，以防税票因帐号或名称开错，而退票重开。收到资料后即交税票组及资料维护组； 5.客户有开税票特性要求(例:客户要求钢材模胚分开开税票、以“公斤”为单位、一张税票金额不能过万等)，均需其传真书面资料或在月结单上注明并加盖公章。 开立税票的跟进及注意事项（2） 总 结 请您记住：沟 通 很 重 要 对帐工作要求谨慎、细心，反馈及时，以确保追帐工作有序进行，是货款按期如数回收的前提条件之一。在此过程中还需要很多技巧，是一项挑战性较强的工作，但也可以证明自身能力、拓展自身发展空间。 让我们携手做好每一件事，每一项工作。充分显示出我们信贷部精神“新兵新将共奋战、创出成果显佳绩”。