电子公文创签.PPT

謝謝各位長官 ～簡報完畢～ * * 預設流程設定畫面 以關卡來顯示此公文簽核順序 崇右技術學院 於創文時使用「預設流程」 資料查詢功能展示 輸入查詢公文條件 複合式查詢條件，彈性高 可隨時調閱公文，速度快 查出符合公文可複製再應用 避免週期性公文重複繕打 請點選複製 另存新檔成為一份新的公文 線上簽核作業 尚未處理公文一目了然 電子簽收公文 退文改分→退回改分 崇右技術學院 可在此輸入簽核意見 或(點此放大)，使用大框輸入意見。 簽核意見(點此放大)，使用放大對話框輸入簽核意見。 按下「公文簽核列印」，顯示公文內容與公文簽核流程表 流程退文 可指定退文至曾經傳送過的任一關卡 授權決行 長官授權決行。 系統將自動擲回原承辦人 承辦人送發文作業 送發文作業 完成長官授權決行，系統擲回給承辦人後 點選”呈核(傳送)”，將直接傳送給文書組進行發文作業(或使用者加簽給文書組發文) 承辦人「簽呈」結案作業 系統自動帶入決行者名字 公文結案 (電子簽核紙本) 個人設定功能介紹 字集設定：設定常用詞彙、常用符號 代理人設定：請依學校人事請假規定，並配合職務代理人設定 併案作業  實機操作 串簽與並簽的差異 第一關 第三關 第四關 第二關 第五關 第六關 串簽： 把流程串起來，如傳統紙本公文一關一關跑 優點：一關一關執行 不易發生問題 流程設定重點： 務必要設定完整 流程最後幾關“務必” 要設定給 a.主秘 b.校長 第一關 第三關 第四關A(並) 第二關 第四關B(並) 第五關 並簽： 流程一分為多，需將分出去的路線收回單一條路線 優點：一次分送多個會辦單位，會辦結束 再一次傳給下一關卡 第四關C(並) 第六關 第一關 第三關A 第二關 流程關卡中，並中有串，串中有併的話 流程架構即失敗 本身流程並簽就是並簽 並簽再加簽還是稱為並簽 也還是同一個關卡 第三關B 第五關 第三關A加簽 也叫第三關 稱為C 第三關A加簽 也叫第三關 稱為D 第三關A加簽 也叫第三關 稱為E 第四關 1.設定關卡：需選擇傳送目的為串簽或並簽。 2.並簽關卡：在流程中皆屬同一關，如畫面所示，並簽項目皆為第一關。 崇右技術學院 電子公文線上簽核系統教育訓練 2017.5.25 漢龍資訊科技公司 講師：黃景偉 課程大綱 收發文流程說明與注意事項宣導 系統登入 公文製作 預設流程 線上簽核作業 個人設定 收發文流程 陳核一級主管 電子交換系統 紙本來文 會辦單位會簽 長官判行 擲回承辦人 承辦人 結案(歸檔) 電子公文收文流程： 承辦人作業 文書組登錄 總分文作業 陳核二級主管 電子交換系統 紙本發文 承辦人 結案(歸檔) 會辦單位會簽 長官判行 文書組 發文作業 擲回 文書組 結案(歸檔) 陳核一級主管 承辦人創簽/函稿 陳核二級主管 電子公文創簽(稿)暨發文流程： 簽 擲回 (發文)流程設定原則舉例： 行政單位： 承辦人→二級主管→行政一級主管→ 主任秘書(決行) →校長(決行) 教學單位： 承辦人→系主任(所長)→行政一級主管→ 主任秘書(決行) →校長(決行) * 來文 單位 文書組 承辦人 主管 長官 文書組 文書組 狀態 分文 簽收 會簽 判核 承辦人結案 歸檔 1.電子來文 電子 簽核 電子 簽核 電子 簽核 電子 簽核 電子 簽核 2.紙本來文 (附件含實體) 電子含紙本 電子含紙本 電子含紙本 電子含紙本 電子含紙本 3.含密件之公文 紙本 紙本 紙本 紙本 紙本 發文 狀態 創稿 會簽 判核 發文 歸檔 1.發文無實體附件 電子 簽核 電子 簽核 電子 簽核 電子 簽核 電子 簽核 2.發文有實體附件 電子含紙本 電子含紙本 電子含紙本 電子含紙本 電子含紙本 3.密件發文 紙本 紙本 紙本 紙本 紙本 4.簽呈 電子 簽核 電子 簽核 電子 簽核 電子 簽核 電子 簽核 主管簽核：電子與紙本同步簽核 注意事項： 登記桌(各系助教)，承辦及登記桌相同，不再區分 有關公文之期望、目的及稱謂用語，均無須挪抬（空格）書寫」 例如：請 查照改為請查照(不空格)，請 鑒核改為請鑒核(不空格) 紙本來文需將公文送文書組--掃描入電子公文系統 創簽及函稿請先填寫歸檔檔號(分類號) (彈視窗)須填寫、正本欄位須填寫才可簽辦 創簽及函稿(承辦人員基本資料請配合填寫完整) 注意事項： WORD或Excel、PDF等附件原始檔的字數限制(10個中文字)及檔案大小(10MB)，系統會彈視窗警示，須正確才可簽辦 簽辦文內附件欄位填寫附件一：這種符號 介紹併案功能。 行政工作同仁如有異動，請務必重新設定流程，更改為新帳號，否則會無法傳送公文。 長官決行還需後會簽其它單位的文，一定要加簽(承辦人自己