炼油厂—体系文件管理系统管理规定.docVIP

沧州分公司企业标准 体系文件管理系统管理规定 QG/SHCZ 03·101-2008 (A/0) 1 范围 本标准规定了体系文件管理系统运行和应用的要求。 本标准适用于沧州分公司体系文件管理系统的管理。 2 职责和权限 2.1 企业管理部是体系文件管理系统的归口管理部门，负责设置系统管理员、法规管理员、各单位文件管理员，制订本规定，并负责改进该系统及有关事宜的实施。 2.2　信息中心设系统维护员，负责服务器和网络的维护、服务器数据定期备份工作。确保系统稳定运行，体系覆盖范围内各用户能正常使用。 2.3　各单位设一名文件管理员，负责本单位体系文件管理系统文件和资料的管理。相关职能部门设一名法规管理员，负责法律法规的识别登记、导入；符合性评审报告的登记、导入。 3 管理内容与控制要求 3.1　用户注册 3.1.1　用户分为四种：系统管理员、文件管理员、法规管理员、一般用户。 3.1.1.1　企业设系统管理员一位；各单位设文件管理员一人；各职能部门设法规管理员一人；文件管理员和法规管理员可兼任；一般用户的数量不限。每位使用系统的专业技术人员、经营管理人员应注册个人身份，禁止数人共用一个身份，禁止一人拥有数个用户名，真实姓名相同的用户应在姓名后加注。 3.1.1.2　一般用户 　　a）负责起草文件、送审批、提出本单位文件更改申请； 　　b）相应职能的领导干部还负责提交的文件、更改申请、更改通知、作废申请的批复,并负责本人的审批意见设定。 3.1.1.3　文件管理员 　　a）负责起草文件、送审批、提出本单位文件更改申请； 　　b）负责本单位文件的收文、传阅、再次传阅工作，确保文件受控有效； 　　c）负责办理其他单位的文件在本单位的会签工作； 　　e）负责办理相关单位提交的归口文件的更改申请单； 　　f）负责新发布文件的编号、版本号的设定；负责本单位的标准化培训，确保本单位起草文件符合标准化要求。 　　g）负责办理填写文件更改申请单，提请修改外单位文件； 　　h）负责办理填写本单位文件作废申请单； 　　i）负责补发收文； 　　j）负责查阅已作废文件，其他类别权限人员则无此权限，以防作废文件误用； 　 k）负责注册本单位用户，定义 “一般用户”身份，不可有遗漏，并做好培训，使一般用户会使用本系统，确保本单位人员都能及时获得企业的相关信息； l）负责在系统“批复人设置”中设置本单位的审核人、批准人； 　m）经理办公室文件管理员负责公司管理层的文件传阅工作。 n）企业管理部文件管理员负责本企业管理标准的发文工作。 o）负责宣传、贯彻、执行本管理规定。 3.1.1.4　系统管理员 　　负责单位设置、注册文件管理员、文件流程定义、文件类型定义等工作，拥有所有权限。 3.1.2　每一位新注册用户应由本单位文件管理员组织学习本管理规定。 3.1.3　用户调离本单位后，由调出单位文件管理员负责删除该人员身份，之后及时通知调入单位，由调入单位文件管理员负责注册身份，并通知本人。 3.1.4　用户注册，须如实录入以下信息：用户名、真实姓名、尊称、性别、密码、确认密码、职务、用户类型等，管理上有如下要求： 　　a）用户名，是用户独立唯一标识，注册用户后，此标志不可更改，用小写英文字母及阿拉伯数字组合标识，禁止使用全角符号；用户名注册规则为，用户名第一个字为全拼，后面的字取第一个字母，如有重复，则第二个字改用全拼；仍有重复，则用户名后加注，如“-2”、“-3”； 　　b）真实姓名，与身份证上名字一致，用户注册完成后，真实姓名和密码用户可自行修改，但要求必须使用当前的真实姓名，以实现追溯； 　　c）尊称，常用的日常称呼，如“李主任”、“周高工”等通俗叫法，用于“即时提醒”； 　　d）密码、确认密码，由文件管理员初步设置，注册后直接通知用户，用户第一次登录后必须进行修改，鉴于此密码代表个人权限，不得告知他人； 　　e）职务，有“公司领导、中层干部、一般员工”可选； 　　f）用户类型，有“一般用户、文件管理员”可选； 　　g）为排序检索方便，允许以班组编号为名称注册公共身份的用户，如：“炼油一部一班”，但用户账号、口令须授权至现场最高管理者管理，并且可根据“交接班日志”实现追溯。 3.2　批复人设置 3.2.1　由文件管理员负责在系统“批复人设置”中设置本单位的审核人、批准人。 3.2.2　文件管理员在本单位的用户基本注册后，进行批复人设置。只有管理员已设置的批复人，用户起草的文件才能送到相应人员处进行审核、批准。当用户需要新的批复人时，可联系文件管理员添加。 3.2.3　机构调整或人员调动后，须及时调整相关批复人。 3.3 外出设置 各级用户出差或休假，必须在“事务”模块中的“外出设置”中设置代理人，以便及时处理相关工作文件。 3.4 批转要求 3.