某担保公司档案管理办法.doc

担保公司档案管理办法 （一）总则 第一条 为规范公司档案管理，做到妥善保管、有序存放、方便阅查，根据相关法规，结合公司实际，制定本办法，以下称本办法。 第二条 档案是公司依法永久或按规定期限存档保管的文字、图像、声像等信息资料。 第三条 公司建立、健全档案管理部门，设立专职管理人员。 （二）管理机构、职责、措施 第四条 办公室是公司档案管理部门。各部门形成的文件、材料定期收集、整理、归档立卷，本年及上年档案留存本部门，其他年度档案交办公室统一归档立卷。 第五条 档案管理职责 1、贯彻执行国家《档案法》的有关规定，建立、健全公司档案管理规章制度。 2、规范公司文件、资料的形成、积累和归档工作。 3、开展档案统计、查询工作。 4、接受档案管理部门的业务指导、监督和检查。 第六条 档案管理措施 1、建立科学的管理制度，实现保管的规范化、标准化。 2、配置适合安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要措施。 3、根据需要，配备适应档案现代化管理的技术设备。 （三）归档立卷的范围 第七条 公司档案包括以下内容： 1、综合部：筹建和设立的原始资料；公司各项规章制度；公司会议的原始记录、会议纪要、会议决议；公司制定的计划、统计、预算、决算和工作总结；公司与有关单位的各种协议、合同；公司收到的上级主管部门、监管部门及其他有关单位的各类文件和本公司的发文；其他有保存价值的文件、往来信函等资料。 2、财务部：会计凭证、会计账簿、财务报告、各种登记簿及其他有保存价值的会计资料。 企业对账单、银行对账单、开销户手续、各种登记簿、合作协议及其他应保存的结算业务资料。 3、担保部：借款申请审批书及相关资料、评审委员会及经理办公会会议记录、借款合同、借款保证合同、贷款本息台账、对外提供担保的相关资料。 4、风险控制部：稽核工作报告、稽核通知书、稽核检查结论、结合处罚决定书、稽核整改意见书、稽核检查记录及各种附件。 （四）档案归档 第八条 归档的资料，应按照自然形成、保持历史联系的原则及文件内容进行归档。在一个卷内应按档案形成时间和系统排列。 第九条 案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定其保存期限，原则上分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。会计档案的保管期限按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》规定执行，其他档案由总经理办公会根据国家和集团公司有关规定执行。 第十条 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录。全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。对于用微机记录的资料，应当保存打印出的纸质材料。 第十一条 各部门档案移交保管时，应保持原册封装。需要重新整理的，由各部门相关人员与办公室档案管理人员共同拆封整理，同时建立移交清册。 （五）档案借阅 第十二条 借阅档案应履行借阅手续，原则上只限在档案室查阅，必须带出的，需经总经理批准。 第十三条 一般档案借阅时间最长不得超过10天，密级档案借阅时间最长不得超过一周。 第十四条 借阅档案到期必须归还，如需再借应办理续借手续。 第十五条 借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在档案上圈点、划线和涂改，未经批准不得复制档案。借阅人如因工作需要复制文件或摘抄文件的，需经总经理批准。 第十六条 外单位人员借阅档案，应持有关证件，经总经理批准后借阅。 （六）档案移交 第十七条 公司因撤销、解散、破产或其他原因而终止时，在终止和办理注销手续前形成的档案，应根据有关规定进行移交。 第十八条 如公司分立后一方续存，档案由分立后的续存方统一保管，其他方可查阅、复印与其业务相关的档案；如公司分立后解散，应经各方协商后由其中一方代管或根据有关规定进行移交。公司分立中未结清的事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理移交手续。 第十九条 公司因某项业务移交其他单位，该项业务移交前所涉及的档案，仍由本公司保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的档案。对其中未结清的事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承担单位保存，并按规定办理移交手续。 第二十条 公司与其他单位移交档案，交接双方应办理档案移交手续，并由双方单位负责人监交，经办人员和监交人员在档案移交清册上签名或盖章。 第二十一条 档案管理人员调离时，对经管的档案要进行移交。移交时应由稽核部门2名以上人员监交，交出人、接收人和监交人应在移交清册上签字。 （七）档案销毁 第二十二条 档案保管期满，由办