公司内部控制采购管理精细控制程序制度.doc

 公司内部控制采购 1.1 采购管理风险与关键环节控制 .1.1 采购管理风险 采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为，公司在采购管理方面至少应关注采购业务涉及的 以下七种风险，如图 —1 所示。 采购行为违反国家法律、法规和公司制度规定，可能遭受外部处罚 风险 1 导致经济和信誉损失  风险 风险 3 风险 4 风险 5 风险 6 风险 7  采购未经适当审批或超越授权审批，可能应重大差错、舞弊、欺诈 而导致损失 请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导 致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊行为 采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其他计划不协调，可 能造成资源浪费 盲目签订采购合同、采购合同条款无效或不利以及违约，可能导致 公司资金损失 验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失 付款方式不恰当、支出有偏差，可能导致却资金损失或信用受损  5  图 —1 采购管理中存在的风险示意图 .1.1 采购管理关键环节控制 公司在实施采购控制过程中，至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制，如图 —1 所示。  关键环节 1 关键环节 关键环节 3 关键环节 4 关键环节 5  建立采购业务岗位制造制，明确相关部门和岗位的职责、权 限，确保相互分离制约 依据购置商品和劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应 请购权限并制定相应的请购程序 明确规定规范采购方式、供应商选择、验收程序及计量方法， 确保采购工程透明 加强非财务方面采购物资信息的收集，明确信息沟通方式 明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法，确保凭证 和记录的完整  图 —1 采购管理关键环节示意图 .1 职责分工与授权批准 .1.1 采购管理岗位设置 1.采购管理控制岗位职责 公司应当建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的之前、权限，确保办理采购业务 的不兼容岗位相互分离、制约和监督。具体的采购管理控制岗位职责如表 —1 所示。 53  采购管理控制岗位  表 —1 采购管理控制岗位职责一览表 主要职责  不相容职责  1.总裁 . 财务总监 3. 采购部经理 4. 采购员 5. 财务部经理 6. 应付款会计  审批采购部门各项规章制度 审批年度采购预算和采购计划 审议批准合格供应商名单 审批预算及计划外采购项目 批准请购单和重要购货合同 审核采购部门各项规章制度 审核面读采购预算和采购计划 审核预算及计划外采购项目 根据权限审批请购单和购货合同 制定采购部门各项规章制度和工作流程 编制年度采购预算和采购计划 审核购货合同和采购订单 在授权范围内签订购货合同 办理大宗物资及重要物资的采购 组织进行合格供应商的选择和评审 进行市场调查，填写询价比价单 负责起草购货合同和填制采购订单 提出付款申请 实施采购，办理退还货事宜 建立、更新与维护供应商档案 参与对供应商质量、交货情况等的评价 审核购货合同及付款申请 审批会计提交的付款凭证 参与合格供应商评审 参与商定对供应商的付款条件 核对原始凭证并入账 开具付款凭证  拟定采购计划和购货合同 制定采购部门各项规章制度 选择供应商 审批年度采购预算和采购计划 审批预算及计划外采购项目 制定采购部门各项规章制度 批准采购计划及预算 批准计划外采购项目 选定合格供应商名单 填写采购订单 起草购货合同 制定采购部规章制度 制订年度采购计划及预算 审批购货合同和付款申请 实施采购 编制采购预算和采购计划 执行具体结算工作 批准付款 54  7. 出纳 8. 采购物资使用部 门 9. 质量管理部 10. 技术部 11. 仓储部  支付货款 编制本部门年度采购预算和采购计划 提交推荐供应商名单 提交请购单 参与检查采购物资质量 参与合格供应商选择评审 对不合格及报废物资提出处理意见 事先检验样货质量 检验所购物资的质量 提供对所购物资的专业技术建议 参与对持有物资的技术检验工作 参与外购物资的出入库验收 外购物资的标识、保管、收发 提出外购物资的补仓申请  编制付款凭证 实施采购 审批请购单 决定供应商名单 实施询价比价 物资在库管理 采购物资的询价比价 具体实施采购  . 采购管理岗位工作职责 （1）采购部经理岗位工作职责，如表 —1 所示。 表 —1 采购部经理岗位工作职责一览表 岗位名称 采购部经理 部门名称/编号 直接上级  财务总监  工作联系  内部 外部  总裁、财务总监、质量管理部、仓储部、提出采购申请的各部 门和本部门员工 潜在供应商、现有供应商、政府质监部门等  工作目标 序号  完成公司年度采购计划，降低采购成本名和利控制部门费用 工作职责  负责程度  1 3  制定采购部有关采购管理制度，报上级审批后监督执行制订采购