JHB-16体系文件控制程序.docVIP

目 录 1 目的 2 适用范围 3 职责 4 定义 5 工作程序 6 相关文件 7 质量记录 编制/日期 审核/日期 批准/日期 受控状态 4 3 2 1 更改编号 更改单号 更 改 页 更改条款 更改人 1 目的 规范公司“文件”的管控，确保公司各相关场使用的文件均为有效，防止误用作废文件。 2 适用范围 适用于公司“文件”的编制、审批、发放、更改及管理。 3 职责 3.1 质量部为公司质量手册、质量程序文件的归口管理部门，负责组织编写、审查、会签、分发、和更改质量手册、质量程序文件，并按计划实施检查与考核； 3.2 技术部负责技术文件的编写、审查、会签、分发、和更改。 3.3 各相关部门负责本部门管理文件的编写、审查和更改，质量部统一编号管理。 3.4 各相关部门对发至本部门的质量手册、质量程序文件进行管理。 4 定义 4.1 受控文件：指现行有效的文件，其发放、更改、换版均按规定程序控制，并加盖“受控”印章。 4.2 非受控文件：指在规定范围内发放，可不作更改、更换、换版等，未加盖“受控”章或标识的为“非控”的文件。 5 工作程序 5.1 文件的分类和编号 5.1.1 文件的分类 5.1.1.1 文件按层次可分为以下三层： a. 第一层文件：质量手册； b. 第二层文件：质量管理程序文件； c. 第三层文件：支持性管理文件、技术文件； “质量手册、质量管理程序文件”又统称为体系文件。 5.1.1.2 文件按受控状态分为：“受控”文件和“非受控”文件。 5.1.2 文件的编号 5.1.2.1 质量手册编号规定： JHA-XX-x “JH A”代表江汇公司质量手册，“XX”代表文件顺序号（01-99）。“x”代表版本号，依此用Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ、Ⅴ…表示。 5.1.2.2 质量管理程序文件编号规定： JHB-XX-x “JHB”代表江汇公司程序文件，“XX”代表文件顺序号（01-99），“x”代表版本号，依此用Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ、Ⅴ…表示。 5.1.2.3 支持性管理文件编号规定：JHG-XX-x “JHG”代表江汇公司支持性管理文件， “XX”代表文件顺序号（01-99），“x”代表版本号，依此用Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ、Ⅴ…表示。 5.1.2.4 质量手册、质量管理程序文件、支持性管理文件的版本号用“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、…”表示,分别代表“第一版、第二版、第三版、…”依此类推；同时在文件的页眉“版 本”栏中体现。 5.1.2.5 技术类文件的编号规定按《技术文件控制程序》执行。 5.2 文件的编制、审核和批准 5.2.1 质量手册按以下流程编制和审批。 编制 →管理者代表审核 → 总经理批准 5.2.2 质量管理程序文件按以下流程编制和审批 编制 → 顾客代表审核 →管理者代表批准 5.2.3 支持性管理文件按以下流程编制和审批 编制 → 部门主管审核 → 相关部门会签 →管理者代表批准 5.3 文件的登记、归档和发放 5.3.1 文件的归档 5.3.1.1 质量手册、质量管理程序文件、支持性管理文件经由签署完整后交资料管理员归档保管，并由资料管理员登记在《文件归档登记表》中。 5.3.2 体系文件的复制和发放 5.3.2.1 质量部编制《体系文件发放范围一览表》并经管理者代表批准。如需在《体系文件发放范围一览表》范围外发放或增加发放份数，均应由相关部门填写《文件领用申请单》经管理者代表批准。 5.3.2.2 质量部负责体系文件的复制。 5.3.2.2 质量手册、质量管理程序文件、支持性管理文件发放前由质量部在其首页上加盖红色“受控”章，并负责按发放范围进行分发，在《文件发放回收登记表》上做好记录。需向公司外部提供的质量手册，由相关部门填写《文件发放申请单》经管理者代表批准后，由质量部（不加盖 “受控”章或标识为“非控”）做好分发记录。 5.3.2.3 质量部负责对公司的所有受控文件进行分类登记，形成公司《受控文件一览表》。一览表上应注明文件保管地点/保管人、保存时间等。 5.4 体系文件的更改 5.4.1 质量手册、质量管理程序文件需要更改时，由质量部填写《体系文件更改通知单》；支持性管理文件需要更改时，由文件编制部门填写《体系文件更改通知单》；并经审核、批准后交质量部。 5.4.2 质量部对受控发放范围的文件更改内容统一实施更改，并在文件更改页作好更改记录。 5.4.3 文件更改分为划改和换页两种形式，划改适用于更改处数或更改文字较少的情况；换页适用于更改处数较多或更改文字较多，不进行换页可能影响使用的情况。 5.4.4 当文件不能进行更改时应对其换版，换版后