EMS程序文件文件控制程序.doc

文件管理程序 编号 EP05 版本/版次 A/0 EMS程序文件 页次 1/4 1 目的 为了使文件、资料的发放和管理能有效地控制，能保证在环境管理体系运行中的各个场所，使用相应文件的有效版本，并且能够及时地从所有发放场所撤消作废的文件，特建立此文件控制程序。 2 适用范围 本程序适用于公司环境管理体系文件的控制。 3 职责 3.1总经理负责批准环境管理手册、程序文件、作业指导书与方针、目标指标等； 3.2环境管理者代表负责审核环境手册、程序文件、作业指导书和目标指标等； 3.3品管部负责公司环境管理体系文件的编制，及环境管理体系文件的发放、更改、回收的管理和控制； 3.4各部门负责本部门室内部环境管理体系文件的管理。 4 程序 4.1文件的编制、批准和发布 4.1.1文件的分类 环境管理手册 环境管理程序 ●ISO14001：2004标准所要求的形成文件的程序； ●公司为确保环境管理体系过程的有效策划、运行和控制所需的文件，见《程序文件目录》 c 、第三层次文件 ●管理制度 ●外来文件或者资料 d、第四层次文件 记录：体系运行产生的各种记录。 4.1.2文件的编写与审批 4.1.2.1各类文件的编制与起草部门，对其所起草的文件都必须经过规定的责任人员审核和批准后方能发布。 文件类别 编 制 审 核 批 准 环境手册 品管部 环境管理者代表 总经理 程序文件 各相关部门 环境管理者代表 总经理 作业指导书 各相关部门 部门主管 管理代表 内审报告 品管部 环境管理者代表 总经理 管理评审报告 品管部 环境管理者代表 总经理 文件管理程序 编号 EP05 版本/版本 A/0 EMS程序文件 页次 2/4 4.1.2.2环境体系文件应保持清晰，语句应通顺，易于理解和参照执行。 4.1.2.3文件应说明文件编制的目的、使用范围、相应职责具体的要求（和程序）、所需的记录等。 4.1.2.4文件中应注明相应参考文件的名称，以利于检索，综合办公室应编制并定期更新各类文件的受控清单，以便于执行部门检索。 4.2文件的编号方法 4.2.1 环境管理手册的编号 EMS--X/X 版次（0、1、2、3、…………依此类推） 版本号（A、B、…………依次类推） 代表环境手册 4.2.2 程序文件 EP-XX-X/X 版次（0、1、2、3、…………依次类推） 版本号（A、B、…………依次类推） 顺序号（01、02、…………依次类推） 程序文件代号 4.2.3 作业指导书 EP-EWG-XX-X/X 版次（0、1、2、3、…………依次类推） 版本号（A、B、…………依次类推） 顺序号（01、02、…………依次类推） 程序文件代号 4.2.4 记录 EP-ER-XX-X/ X 版次（0、1、2、3、…………依次类推 版本号（A、B、…………依次类推） 顺序号（01、02、…………依次类推） 表单代号 程序文件代号 4.2.5 版本标识 版本标识采用数字递增方法，最初版表示为“A/0”，每修订1次，版本号递增1，当文件修改三次时，文件应换版，版本号也向前递增。 文件管理程序 编号 EP05 版本/版次 A/0 EMS程序文件 页次 3/ 4 4.3文件的配置和发放 4.3.1环境管理体系文件(手册、程序文件、作业指导书)由品管部统一发放。 4.3.2文件发放部门，应填写《文件分发回收管制表》并对受控文件注分发号，收文部门签收，以便确认。 4.4文件受控与非受控 4.4.1受控文本——指对文本的每一次修订、换版，负责进行修订的部门，需通知文本的持有者，并同时对其持有的文本进行相应的修改、换版，受控文本一般用于公司内部管理。 4.4.2非受控文本修订不需通知文本持有者，也不需进行相应换版和回收。非受控文本一般用于学习和交流。 4.4.3受控文本盖“文件管制章”。 4.4.4受控的环境管理体系相关文件有