基于信息资源的电子文件管理专题讲座PPT.ppt

《版式电子文件长期保存格式需求》DA/T47-2009 《电子文件存储与交换格式：文书类版式文档》 《电子文件存储与交换格式：文书类流式文档》 长期存储方法（美国ERA） Basic Preservation and Access Legacy format Enhanced Preservation and Access Migrate to standard format Optimal Preservation and Access (PAM) Legacy format + persistent version PLANETS(2006.6.1~2010.5.31)Preservation and Long-term Access through Networked Serviceshttp://www.planets-project.eu/ * 配套组织体制的确立 明确档案部门管理电子文件的职责 明确规定业务系统必须要满足档案管理功能要求，该功能要求由档案部门提出 加强档案部门和技术部门、文书部门、业务部门合作 * 据悉，欧盟正在资助科学家进行一项名为 Planets(Preservation and Long-term Access through Networked Services，通过网络服务进行长期数据保存和获取)的项目。该项目旨在确保“我们的数字化文化和科学宝藏可被长期访问”。据该项目的一位领头人说，爱因斯坦的纸质笔记今天我们仍能看到，但斯蒂芬·霍金的数字笔记在70年后我们很有可能看不到。 　　Planets项目开始于2006年，在该项目开始4年后，科研小组已经将一个密封舱放置进瑞士诺克斯地堡的核心部位。这个密封舱内保存有穿孔卡片、微缩胶片、软盘、磁带、CD、DVD、USB和蓝光媒介。这些长期保存的数据对我们子孙后代来说就是我们今天在历史档案馆里看到的纸本资料，科学家希望未来的科研人员能够通过这些数字资料，来重建我们的媒质，发掘抢救我们的历史。 　　维也纳教授安德烈亚斯-拉伯是Planets项目的合作伙伴，他解释道：和记录在羊皮纸上的字迹或刻在石头上的甲骨文不同，数字信息有一定的生命周期，如果今天我们没能找出长期保存这些数据的方法，未来我们将花费更高的代价来研究如何保存它们。 　　以数字方式保存资料不仅仅是出于节省的考虑。当前我们的社会越来越依赖硬盘，来取代人类大脑和纸张的存储信息的功能。尽管目前这仍然非常有效，但是无法断言未来的人们能否解译我们的存储的数字资料。令人高兴的是，有人已经未雨绸缪，思考解决这一问题的方法 * 基于信息资源的电子文件管理 ——实践讲解篇 * 电子文件管理的重点与难点 亡羊补牢 未雨绸缪 * 电子文件管理机制与模式的设计 体制：电子文件管理机构及其职责 理顺机制、重组流程：分段——全程 变革管理（change management） OAIS参考模型 1、归档、捕获 2、分类 3、鉴定 4、著录（元数据管理） 5、存储 6、保管/保护 7、检索和利用 8、存取权限控制 9、日志和审计 10、报表设计和制作 电子文件管理系统实施“八步法” ISO15489-1 初步调查 分析业务活动 确定文件要求 评估现有系统 确定满足文件要求的战略 设计电子文件管理系统 实施电子文件管理系统 实施情况复审 * 电子文件管理流程的构建 内容的变化 时间的变化 方式的变化 增加 简化 复杂化 人员 业务活动之间的关系 提前 延长 * 全程管理：电子文件流程重组 A B C 顺序关系 同时开始 B A C 并行关系 循环关系 A B C 反馈关系 A B 或者 B A 排他关系 B A C 合并 合并关系 * 电子文件流程管理 1.明确管理目标 管理对象 管理要求 * 2.确定需要开展的电子文件管理活动 确认与处置 捕获 组织 传递 维护 提供利用 监管 系统管理 * 3.确定各项电子文件管理活动的承担者和开展时间 * 示例： * 关键点：系统功能需求 * 示例：功能需求（MoReq2） 备份和恢复 4.3.1 ERMS必须能够提供或者允许自动备份和恢复的程序，这些程序允许对全部或挑选的类、案卷、文件、元数据、管理参数以及ERMS的审计追踪进行备份，并且在需要时能恢复。 4.3.2 ERMS必须允许管理人员通过以下方式列出备份事项清单： 明确规定备份周期； 挑选需要备份的类、案卷和文件； 分配备份存储媒介、系统或存放地点（离线存储、独立的系统、远程存放点）。 第一阶段：电子文件的形成与办理 保证电子文件的真实 保证电子文件的安全 保证电子文件的完整 第二阶段：电子文件的归档与移交 时间 质量 手续