自控技术有限公司办公用品及礼品管理规定.docx

中航泰德（北京）自控技术有限公司办公用品及礼品管理规定第一章 总则 第一条 为加强办公用品及礼品管理，控制费用开支，规范采购与使用程序，根据本公司实际，制定此规定。第二条 本规定适用于公司全体员工。各级员工要严格执行此规定，按照需求采购与请领各类办公用品和礼品，倡导节约低碳，抵制资源浪费。第三条 本规定所指办公用品分为消耗品、管理品、宣传品三大类：消耗品：打印用纸、铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子、签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶、电器耗材等。管理品：电话、U盘、硬盘、各种维修工具、剪刀、钉书器、直尺、笔筒、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台、清洁用品、插线板。宣传品：宣传画（牌）、宣传册、名片，印有公司logo的信封、纸袋等。第四条 本规定所指礼品主要指经公司批准，由行政管理部直接购置或定制的专门用于对外公关工作和业务交往，以公司名义向有关单位和个人赠、发、送的各种礼品等。第二章 办公用品管理规定第五条 公司办公用品管理由行政管理部总负责。行政管理部每季度组织1次办公用品普查，对查出的各类问题，按照有关规定进行严肃处置。第六条 办公用品费用管理。1.办公用品经费标准为600元/人/年，部门因特殊情况需增加费用的，要以书面形式报分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。2.办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由行政管理部出具报表，计划财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。第七条 办公用品申购管理。1.每月10日前，各部门提出办公用品购买申请，填写《办公用品申请表》（附表1），经部门主管经理批准后，报行政专员处，行政专员统一编报《办公用品采购审批表》（附表2），报行政管理部主管领导、财务经理和总经理批准，根据领导指示，安排专人采购。2.各部门如临时需购买办公用品，除填写《办公用品申请表》外，需注明急购原因，经部门主管经理批准后，报行政管理部主管领导、总经理审核，经批准后方可实施采购。第八条 办公用品的采购管理。1.办公用品由行政管理部统一采购、分发给各个部门。2.行政管理部要按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。3.办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，行政管理部须派出至少2人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿、索取钱物。4.行政专员负责对入库办公用品进行验收，建立《办公用品出入库情况登记表》（附表3），及时更新库存信息，每月月底将《办公用品库存情况登记表》（附表4）报行政管理部主管领导审核。第九条 办公用品领用管理。1.办公用品由行政管理部指定专人统一保管，按公司核定的费用标准向申请人发放。2.领用办公用品，本人必须在《办公用品出入库登记表》签字，严禁先借后领。保管人应严格把好申购和领用关，不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，须经行政部门主管同意。3.非消耗性办公用品（电话、U盘、硬盘、充电器、专用维修工具、订书机、计算器等）原则上不得重复申请，如重复申领，需说明原因或凭损毁、报废原物以旧换新。4.部门领用的办公用品，部门经理要指定专人负责保管维护。个人领用的办公用品，由使用人负责保管维护。凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还，有缺失的照价赔偿，否则不予办理有关手续。第十条 办公用品的维修、报废管理。1.办公用品正常使用发生损坏，要及时报行政管理部，由行政管理部统一安排修理。如不报告擅自处置办公用品，一经查出照价赔偿。2.对需要报废的办公用品，须填写《办公用品报废凭证》（附表5），经本部门主管领导、行政管理部领导批准后，交行政管理部统一处置。第三章 礼品管理规定第十一条 公司各种礼品采购和管理由行政管理部总负责。第十二条 礼品费用管理1.行政管理部在每月末将礼品支出明细表发到计划财务部，计划财务部将各部门发生的费用计入各部门费用。2.各部门所领用礼品有节余时，不得私自占用，需退回行政管理部，行政管理部重新入库，退回礼品费用不再计入各部门。第十三条 礼品申购管理。1.凡购买各种礼品，使用部门一般提前3天填写《礼品申请单》（附表6），经部门主管经理批准后，报行政专员处，行政专员统一编报《礼品采购审批表》（附表7），报行政管理部主管领导、财务经理和总经理批准，根据领导指示，安排专人采购。2.各部门申请礼品，必须根据实际需要，禁止虚报领用礼品。一经查实除如数退回领用礼品外，追究领用者及部门主管（经理）责任。第十四条 礼品采购管理。1.礼品由行政管理部统一采购、分发给各个部门。2.礼品采购要本着节约、合理、适用的原则。采购批量礼品时，行政管理