印章管理系统.doc

行政業務-印章管理系統（V1.0） 1.　業務活動需求及目的 業務目的： 1.1　集團香港行政事務部因業務需求，負責辦理及跟進印章申請業務，申請重新開發『印章管理系統』，以提高工作效率及透明度。 1.2　涉及印章管理的數據及信息能於系統儲存及流轉，方便集團香港行政事務部印章管理及維護。 業務需求： 1.3　集團香港行政事務部能於電腦系統進行印章相關信息的維護。 1.4　香港各分公司/直轄部門能通過該電腦系統作出印章各項申請。 1.5　印章保管人及保管部門能於電腦系統進行印章管理監察。 2.　業務現狀 日常運作： 2.1　香港各分公司/直轄部門提出印章訂製需求，集團香港行政事務部負責訂製印章及設定印章登記編號、回收舊印章、暫停印章效力、恢復印章使用、變更印章登記資料等相關信息的維護。 運作瓶頸： 2.2　香港各分公司/直轄部門及集團香港行政事務部不能通過電腦系統及時進行印章相關業務的處理、跟進及維護，不能掌握印章使用狀態及不便於監察和管理。 3.　業務活動內容 3.1　印章申請 3.1.1　香港各分公司/直轄部門因應印章申請需求（新製印章、印章損耗、遺失印章），於『印章管理系統』提交「訂製印章申請表」（見附件2.2），經公司/部門主管審核後送出至集團香港行政事務部；有關Director(s) 及Authorized Signature(s)印章之批簽需要得到香港秘書處核對通過方可作進一步處理； 3.1.2　申請人因遺失（替代）印章申請而提交製作申請前，需先填寫『遺失印章通知書』（見附件2.5），並清楚說明遺失原因/事件。 3.2　訂製印章 訂製申請獲通過後，集團香港行政事務部執行人向供應商落單訂購印章。 3.3　印章收貨 集團香港行政事務部執行人收取供應商完成製作之新印章後，須覆核印章內容與落單資料是否相符及檢查其質量；如不符合要求，應著供應商重新製造。 3.4　印章登記（編制號碼） 3.4.1　 集團香港行政事務部執行人核對印章資料無誤且質量合格後，於『印章管理系統』維護新印章資料，獲取系統分配的印章編號，及安排發放印章予申請者。 3.4.2　 涉及訂製損耗的印章，發放印章後集團香港行政事務部執行人需回收原有印章，並需於『印章管理系統』維護更新原有印章之狀態。 3.4　安排付款（與「3.4印章登記」同步進行） 集團香港行政事務部收到供應商之發票，連同『訂製印章申請表』交付款部門所屬財務部安排繳付有關費用。 3.5　印章簽收及保管 3.5.1　印章申請者簽收印章後，由相關公司/部門主管或獲授權人士負責保管。 3.5.2　印章保管人可同時是印章使用人，即蓋印者或簽署者。 3.6　印章使用 印章保管人及保管部門按「香港印章管理制度」使用印章，如印章使用狀態（包括3.7.1至3.7.3內容）需要變更，按3.7進行印章使用狀態變更申請。 3.7　印章使用狀態變更申請 3.7.1　暫停印章使用申請： 香港各分公司/直轄部門要暫停其印章效力，需於『印章管理系統』提交『變更/暫停印章使用申請表』（見附件2.3）（需經有效批簽）； 3.7.2　變更印章資料申請 香港各分公司/直轄部門需變更印章資料（如印章保管人離職）需於『印章管理系統』提交『暫停/變更印章使用申請表』（需經有效批簽）； 3.7.3　重新啟用印章申請 香港各分公司/直轄部門需重新啟用已暫停效力之印章，需於『印章管理系統』提交『重新啟用印章申請表』（見附件2.4）（需經有效批簽）； 3.8　印章使用狀態維護 3.8.1　暫停印章使用狀態維護 1）　集團香港行政事務部核實申請資料無誤及批簽有效後，通過3.7.1申請，該印章狀態將自動轉成「暫停/回收」。 2）　印章保管部門需於提交申請後7個工作天內退還印章，並由集團香港行政事務部代作保管。 3）　對於處於「暫停/回收」狀態的印章，若相關部門在規定時間（180天內）沒有遞交『重新啟用印章申請表』，集團香港行政事務部將在不通知該部門的情況下，銷毀該印章。 3.8.2　變更印章資料狀態維護 集團香港行政事務部執行人核實該印章變更資料、原因及有效批簽；變更印章資料申請（3.7.2）獲批簽通過後，系統將自動記錄更新內容。 3.8.3　重新啟用印章狀態維護 集團香港行政事務部執行人核實填寫內容、重新啟用原因及有效批簽；重新啟用印章申請（3.7.3）獲批簽通過後，系統將自動記錄最終批簽日期為「重新啟用日期」。 3.9　印章暫停/回收或銷毀 集團香港行政事務部執行人按業務內容3.4.2及3.8進行印章暫停/回收或銷毀。 3.10　印章管理監察 印章保管人及保管部門負責監察印章依管理規定使用。 3.11　盤點工作 集團香港行政事務部須每年至少1次組織各分公司/直轄部門印章保管部門進行盤點工作；若遇有差異，集團香港行政事務部執行人需按印章管理制