行政事务管理工作（中小型房地产企业事务制度）.docVIP

行政事务管理工作 第一节 总则 第一第一条 为规范公司行政事务管理工作，特制定本制度。 第一第二条 公司各部门凡涉及到行政管理各类事项，均应依照本管理制度执行。 第一第三条 公司行政部具体负责公司行政管理工作，并监督其它部门的执行情况。 第二节 印信管理 第一第四条 印信是印章及证信的统称。 第一第五条 印章包括公司公章、法定代表人名章、财务负责人名章、财务专用章、合同专用章及因工作需求而使用的部门章、个人名章。证信包括介绍信、证明信、营业执照、税务登记证、企业代码证、资质证书及公司获批的各类许可证书等。 第一第六条 印信由公司指定专人管理。财务专用章、法定代表人名章、财务负责人名章由公司财务部专人管理。 第一第七条 印信保管人员在外出或因请假不能履行保管职责时，公司应指定人员临时保管。印信保管人员应是公司正式员工并应相对稳定。 第一第八条 印章使用的范围： （一）以公司名义上报、下发的各类文件。 （二）重要文件，如经济类预（决）算合同、采购合同、协议书、授权书、委托书、银行贷款书、担保书等。 （三）日常报表，如财务报表、统计报表等。 （四）商品房销售合同。 （五）以公司名义或员工所需使用介绍信。 第一第九条 各部门需用印章时，应事先填写《印信使用审批表》，经部门经理、主管领导、总经理签批后，连同经审核的文件、文稿交印信管理人员盖印。 第一第十条 公司商品房销售合同按特定的程序办理合同盖印。 第一第十一条 印信管理人员不得在审核手续不完备的文本及空白介绍信、空白纸加盖印章，特殊情况需经总经理批准。由于违反规定造成不良后果的，公司将追究部门负责人及印信管理人员的责任。 第一第十二条 各部门因工作需求将印章拿到公司外办理公务时，除正常履行审批程序外，印信管理人员将携章随同前往，保证印章使用过程中的安全性。 第一第十三条 如有特殊情况，总经理不能及时签批时，可电话委托印信 管理人员先行办理，事后补签。 第一第十四条 合同、协议用印应按照公司有关合同管理规定执行审核程序，页码较多的要加盖骑缝章。 第一第十五条 刻制部门印章、指定业务印章，或因工作需要刻制个人名章的，应由其部门提出书面申请，经部门主管领导、总经理审批后，由公司行政部负责制发。 第一第十六条 印章的印文由于长期磨损，加盖时出现不清晰的问题时，印信管理人员应及时提出换印申请，经部门负责人、主管领导、总经理审批后，由公司行政部负责制发。新章使用前应在印模表中加盖印模，标明制发日期，并由部门负责人及印信管理人员共同对旧印章进行销毁。 第一第十七条 印章如发生遗失情况时，印信管理人员应向该印章登记机关报备，并依法公告作废。 第一第十八条 除履行第十七条程序外，印信管理人员应及时提出补章申请，申请中要标明原印章种类、字体、制发日期、遗失经过，由部门负责人、主管领导、总经理审批后，由公司行政部负责制发，后制印章印文字体应有别于原印章，方便于区分。 第一第十九条 部门因工作需要使用公司证信时，应事先填写《印信使用审批表》，经部门负责人、主管领导、总经理审批后，由印信管理人员负责办理。 第一第二十条 证信使用人发生将证信丢失或损坏的情况时，应立即告之公司领导，以便公司采取补救措施。 第一第二十一条 印信管理人员应在当年结束后的一月内，将上一年的介绍信存根及《印信使用审批表》整理归档，一本介绍信不得跨年度使用。 第一第二十二条 印信管理人员应按工商等证照管理部门的要求，办理营业执照等各种证照的年检工作（税务登记证除外）。 第三节公文管理 第一第二十三条 公文管理是指收文、文本制作和发文。 第一第二十四条 收文依以下程序办理： （一）签收：机要秘书按公文件数查收。 （二）拆封：公文由机要秘书拆封，非经授权，他人不得代拆。 （三）登记：机要秘书将收到的文件进行登记：1、收文日期；2、文件编号；3、必威体育官网网址等级；4、来文单位；5、文件标题；6、份数；7、办理情况；8、备注。 （四）传阅：机要秘书将行政部经理签批的文件及时分送到公司相关领导、部门。收件人应在传阅收文登记表上签字，传阅文件时间原则上不超过四个小时，以免发生扣压、超时，影响他人传阅的现象出现，文件不得横向传递。 （五）督办：对承办部门（或承办人）承办的事项由机要秘书进行督办，随时向公司领导提供进展情况。 第一第二十五条 参加政府各部门召开的会议或其他外部会议带回的文件材料应交公司行政部按收文程序办理。 第一第二十六条 对传阅、承办完毕的外部公文，机要秘书要按归档要求及时存档保存。 第一第二十七条 公文制作。 （一）公司常用公文种类为：请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等。 （二）以公司名义向政府各部门呈报的请示、批复及公司有关人、财、物方面的重要决定和规章制度等，发文字号为哈上字[200X]第XX号。 第一第二十八条 总