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浙江省污染源普查档案归档整理方法 PAGE — PAGE 13 — 浙江省污染源普查档案归档整理方法 一、污染源普查整理归档原则 以我为本(发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档，其它单位（包括上级、同级和下级机关）的来文，需要办理的文件(办件)必须归档，重要的文件材料应该归档，阅知类的文件可以不归档。 △适当的重复可以保证档案的完整性，更便于查找。如普查工作中一部分文件是以环保局的名义下发的，这些文件环保局办公室已存档，普查办可以保存，也可以不保存。 保持全宗的稳定性。在不违背国家普查档案规定前提下，应尽量与当地档案部门和当地环保局档案室的要求看齐，以保证同一全宗的稳定。 二、污染源普查归档文件分类（共分为四大类）： （一）文件类（管理文件和污染源种类） （二）音像资料类 （三）照片档案类 （四）会计档案类 污染源普查的文件材料归档分类按区域(机构)—文件类（包含管理文件和污染源种类）逐级进行分类，各级分类代字和代码为： ZWP1.X.XXXXX 其中ZWP1作为它的分类代字 ZWP1.X.XXXXX件的顺序号（流水号） ZWP1.X.XXXXX 件的顺序号（流水号） 文件类别号 区域（机构）代号 ZP1表示全国第一次 污染源普查专项档案 ZWP1.X.XXXXX 区域（机构）代号（见附表2） 区域（机构）代号，设区市、县级编号见《转发环境保护部办公厅关于加强全国污染源普查档案管理工作的通知》（浙环办函〔2008〕208号）。 设区市可根据当地机构及存档单位实际情况，补充增加编号，编号规则为数字顺延。 县（区）环保局档案室可对乡镇、街道进行编号，编号为方法为：1.2.……（依次类推）。 文件类别号： 1.管理文件；2.工业污染源；3.农业污染源；4.生活污染源；5.集中式污染治理设施。 三、归档文件的整理 根据有关规定，属归档范围的文件材料，由承办人负责收集、整理、归档。其中的“整理”，内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”等。 （一）管理文件类的整理 文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件，⑴文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）；⑵正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）；⑶原件与复制件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件）；⑷转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）；⑸报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件）；⑹来文与复文可各为一件（这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。）；⑺请示与批复可各为一件；⑻报告与批示可各为一件。 正文与文件处理单（文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件）。 归档文件的整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。排列方法强调按事由排列。 归档文件按照不同年度、不同机构（问题）等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系。排列文件时，强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。 △“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。来文与复文等“可各为一件”，一般指同一年度的作为一件，跨年度的可以作为一件，也可以各自作为一件。 （二）污染源种类 以一个普查登记对象为一件进行整理、装订（包含普查对象提供的各类依据件及普查过 程中产生的各类表格及相关文件）。比如:工业污染源的组织机构代码证复印件、工商执照复印件、联系电话号码、人员组成基本情况资料、年总产值、年总销售收入、主要产品种类、名称与数量、厂区平面图、排水管网图、主要工艺流程图、主要物料（或排放污染物的前提物）使用数据、水平衡图、生产报表、煤（油、燃气）、电、水等收费票据、产污、治污设施运行记录、环评报告、清洁生产报告、近3