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第十八讲 高效的会议管理技巧 制作人：何萍 高效的会议管理技巧 一、明确会议目的? 1.会议目的 （1）透露信息或提供意见。 （2）发布指示。 （3）提出申诉和仲裁。 （4）做出决定或贯彻决定。 （5）激发创意。 （6）提出建议，进行讨论，并作出最终决定。 （7）商务展示。 高效的会议管理技巧 2.会议细节 （1）会议要开多长 （2）哪几个问题需要讨论 （3）分配给每个问题的时间 （4）作决定、总结的时间 （5）休息时间 （6）恰当、权威的与会者出席 （7）定期检查例行会议的实用目的 高效的会议管理技巧 3.其他事项 （1）评估个人目标 （2）会议目标与个人目标是否相符 （3）也许你只参加会议的一部分 ?4.明确会议的目的 （1） 强调目标 （2） 明确会议目的、程序? 高效的会议管理技巧 ?? 明确会议的目的? 高效的会议管理技巧 判断你是否具备会议管理的基本能力 (1)每个人都明白会议的基本目的吗？ (2)是否要求每个人都要出席整个会议？ (3)是否有比开会更好的方法来提出问题？ (4)是否漏掉了重要的人？ (5)使用各种视觉辅助手段是否有利于会议？ 高效的会议管理技巧 一、会议的形式? 1.非正式会议 (1)环境要求。 (2)几种非正式会议的特点 ① 临时会议 ●不多于3-4人 ●小问题/紧急问题的解决 ●轻松的表情及肢体语言通过 ●迅速作出决定 高效的会议管理技巧 ②小型会议 ●通过讨论来解决问题，提供反馈 ●讨论争议，多用大量鼓励性的目光接触，帮助你保持对会议的控制 ③头脑风暴型会议 ●产生新想法 ●灵活的创意 ●事先说明会议的目的和时间限制 ●轮流发言 ●避免评论或批评 ● 判断新想法的可行性? 高效的会议管理技巧 2.正式会议? 高效的会议管理技巧 高效的会议管理技巧 三、会议目的和形式相符 高效的会议管理技巧 四、会议的流程管理及其案例 举行会议 1．不要离题 （1）思考在前 ①传阅议程及所有的相关资料； ②会前争取来自可能同盟者的支持。 (2)避免陷阱 ①确保在会议之前明确会议目的； ②当与会者偏离议程时提醒他们。 高效的会议管理技巧 准备会议 ?1.邀请与会者 (1)考虑与会者在一个小组中如何工作。 (2)排定会议时间要考虑旅行时间。 (3)如果有人不能出席，就重新安排会议。 (4)议程的每个项目旁列出发言者的姓名。 高效的会议管理技巧 会议角色（贡献） ·提供信息?? 他们是否有共同分享的信息？ ·提供建议?? 他们能否提供特殊的意见或信息？ ·提供特殊专长?? 他们的专业身份是否有用？ ·授权行动??? 他们能否实施以获得统一的行动？ 高效的会议管理技巧 2.准备议程 (1)编排议程 ①避免在情绪低落时段开会。 ②保证将议程的任何改变都通知会议主席。 ③议程应尽可能简短，试将议程限于一页纸。 ④尽早讨论最重要的问题，此时与会者最精神。 高效的会议管理技巧 (2)构想议程 ①议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。 ②目的明确。 ③全体与会者需要确切知道会议对他们的要求。 ④把类似的议题放在一起，分配给每一项议程的时间应体现出它们的优先次序。 ⑤无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间会令人不快。 高效的会议管理技巧 (3)分发议程（议程草案和最终议程） ①决定需要在会上提出的问题。 ②将议程初稿发给全体与会者，征求他们关于项目的建议。 ③将建议汇总到下一草案中。 ④重新在全体与会者中传阅议程，征求他们的同意并定稿。 高效的会议管理技巧 (4)确定地点 各种类型会议场所的特点 高效的会议管理技巧 (5)安排座位 ①一对一形式。 例如，主管找你谈事情，会出现以下三种情形： 情形一? 主管：小张过来，坐在我身边，咱们谈一谈。 ?暗示：支持性，即彼此之间是一种互相支持的关系。 情形二? 主管：小张你坐这儿，咱们交流一下。 暗示：合作性，即彼此之间是一种合作关系。 情形三? 主管：小张，请坐这个地方，咱们谈一谈。 暗示：面对面，感觉像是在跟客户面对面的沟通，表明彼此是平等的合作关系。 高效的会议管理技巧 高效的会议管理技巧 (6)会议用品 ①茶具 ②休息室、吸烟处 ③停车位 ④资料 ⑤通讯设备 ⑥书写用品 高效的会议管理技巧 出席会议 1.积极参与 2.倾听发言 (1)聆听发言时注意力应集中，目光直视发言者，表示对发言内容很感兴趣。 (2)与会者在会场上交头接耳和坐立不安，会使倾听发言的人感到不快。 (3)对于无关事项的讨论，在刚开始时就应当进行劝阻。 (4)倾听不仅用耳，倾听发言时的肢体语言也很重要。 高效的会议管理技巧 3.处理问题 (1)为了使会议取得成功，会议发起者应负起个人责任。 (2)鼓励与会者在会议上轮流担任主席。 (3)你若拒绝一项动议，就应该提出一个可能取得一