秘书理论与实务 第五章 秘书工作方法.pptVIP

第五章 秘书工作方法 本章要点： 秘书工作的基本方法和常规方法 秘书工作与组织管理的协调、统一方法 秘书工作与领导工作的协调、统一方法 秘书工作的悟性 第一节秘书工作的基本方法 1、调查方法 2、研究方法 一、比较方法 二、类比方法 三、分析方法 四、综合方法 3、参谋方法 一、 1、会议筹备的事项 （1）安排会议议题 A、上级指示交待的议题 B、下级提请讨论决定的问题 C、上级要求下级必须贯彻执行的问题 D、一次会议1至2个议题为佳 （2）会议议题必须经上级审批同意 1、会议筹备的事项 （3）选择恰当的与会者 A、跟议题有直接关系的人 B、可提供相关资讯的人 C、法定的与会者 D、有代表性或权威性的人 （4）与会人员须经上级审批同意 1、会议筹备的事项 （5）确定会议的地点 A、交通便利，上司或与会者方便前往，离工作地点近。 B、会场大小与会议主题、规模相符。每人有2.3平米空间 C、场地有良好的设备配置。桌椅、照明、空调、音响。 D、避开闹市，减少外界干扰。 E、考虑有无停车场所。 F、场地租借成本合理。 （6）安排会议的日程和议程 A、会议议程是对会议所要通过的文件及解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰表达。 某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。 2、年度销售活动的总结。 3、有关销售问题的发言。 4、下年度销售目标。 5、销售人员的招聘和重组。 。。。。。。  B、会议日程是指会议在一定时间内的具体安排某股份有限责任公司股东大会日程安排 问题讨论 1、如果你所在公司要举行一次产品展销会，你认为选择什么地方比较合适？ 2、决策会议、调查会议、信息发布会、动员会等，上述各种会议各以多少人参加为宜？ 3、如果由你来编制会议日程，那些问题、因素是你不可忽略的？ Meetings and Conferences Secretaries who are responsible for setting up meeting rooms and making all necessary arrangements for meetings and conferences should maintain two master lists: (1) a reference list which includes detail about meeting room facilities available on company premises。 (2) one or more checklists which record all steps that must be taken before the meeting is held and after 。 Before the meeting 1、Determine type of meeting (corporate, departmental, committee, etc. ). 2. Determine participants and/or members names, identifying the chairman and secretary if both positions are recognized. 3. Determine requirements for needed equipment and supplies. 4. Reserve meeting room. 5. Draft for your bosss review and approval notice of meeting, agenda, etc. Before the meeting 6. Collect all material and documentation relevant to the meeting. (This may include input from other members of the committee or group. ) 7. Make the required number of copies of all such documentation. Before the meeting 8. Distribute (by mail or by hand)the notice, agenda and all material rele