用Outlook管理时间、信息的方法.ppt

充分利用Outlook提高信息、时间管理效率 为什么要学习使用Outlook? 销售员的工作就是在所服务公司与客户、代理商之间进行信息沟通 信息沟通的效率直接影响到销售的结果，为提高沟通的效率，要学会使用高效的通信工具 Outlook是一款成熟的信息管理、时间管理、事务管理多功能软件（注意：不仅仅是我们平时理解的邮件管理！） Outlook所能管理的信息 电子邮件 联系人 日历与日程安排/会议安排 需要完成的任务（一次性、周期性） 便签 日记 讲义目录（1） 邮件管理 邮件子目录管理 通过规则对收到、发出的邮件进行自动分类 对要进行后续操作的邮件进行标记分类 自动清除垃圾邮件 在菜单中添加按钮，软件自动填写常用的句子 在邮件中加入签名，以方便对方联系自己 邮件合并 讲义目录（2） 内容备份 对邮件进行备份 对规则进行备份 将邮件从C盘移到别的盘的办法 把默认的保存文件夹放在C盘以外的盘的方法 讲义目录（3） 对联系人进行管理 建立联系人子目录 导入外部的通信录 导入不同格式的外部的通信录 讲义目录（4） 通过“日历”来管理日和安排与会议安排 日程安排 会议通知与会议安排 通过“任务”来管理事务 电子邮件 电子邮件的管理 用子目录对电子邮件进行分类管理 子目录可以嵌套更低一级的孙、孙孙目录…… 设置“规则”对电子邮件进行自动分类管理 对电子邮件设置子目录进行管理 电子邮件的子目录设置 对电子邮件用“规则”进行自动分类管理 设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录 选择：工具→规则和通知 设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录 设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录 输入相应的发件人的电子邮箱，再输入邮件子目录 设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录 为“个人或通讯组列表”选择发件人信箱 设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录 为“指定”文件夹选择目的文件夹 将发出的电子邮件利用规则进行自动分类 要选“由空白规则开始” 要选“发送邮件后检查” （注意：这是发出邮件分类与收邮件分类不同之处） 将发出的电子邮件利用规则进行自动分类 请注意，是将副本移动，正本还留在已发送邮件中。因为发出的邮件会有多个收件人 对重要的、要后续操作的邮件进行标记分类 对重要的、要后续操作的邮件进行标记分类 右击所选择的邮件右侧的小旗子，软件会显示出一系列各色的小旗子，选择相应的小旗子以标记邮件 对重要的、要后续操作的邮件进行标记分类 在邮件列表的下方，找到“有哪些信誉好的足球投注网站文件夹” 在“有哪些信誉好的足球投注网站文件夹”中找到“标有后续标志的邮件” 对重要的、要后续操作的邮件进行标记分类 接着就可以找到被整理在一起的“被标记过的邮件”（注意：这是优化时间安排的重要方法，防止我们把某些不紧急但必需响应的邮件遗忘） 对完成操作的邮件去除标志 点击“标志完成”或“清除标志”，可以把完成的邮件的小旗子去除 自动清除垃圾邮件 自动清除垃圾邮件 右击所选择的邮件 选“垃圾邮件” 再选“将发件人添加到“阻止发件人名单” 在菜单中添加按钮软件自动填写常用的句子 软件自动填写常用的句子（1） 在菜单中点选：宏安全性 软件自动填写常用的句子（2） 把安全性设为“低” 软件自动填写常用的句子（3） 先把光标点在邮件的要填写内容的地方 点开菜单中的工具栏宏录制新宏 软件自动填写常用的句子（4） 在宏名处，用英文（或拼音）写上宏的名字 点“确定”，开始录制宏 软件自动填写常用的句子（5） 填写常用的句子 句子写完成，点击对话框中的“终止”键（方块） 软件自动填写常用的句子（6） 菜单中点选：工具自定义 软件自动填写常用的句子（7） 在自定义对话框中点选：命令宏要做成按钮的宏 把选中的宏拖到菜单上 软件自动填写常用的句子（8） 菜单上出现如右图所示的按钮。 这个时候，这个按扭已可以使用，但是有点太长，而且是文字，不易识别 软件自动填写常用的句子（9） 在“自定义”窗口开着的前提下，点选这个新按钮更改所选内容更改按钮图像选择所喜欢的按钮 软件自动填写常用的句子（10） 按钮被加上了图标，但是按钮还是太长 软件自动填写常用的句子（11） 点击“自定义”对话框中的“默认样式”，得到右下图的缩短的图标样式 软件自动填写常用的句子（12） 再次按下新的按钮，所需要的文字自动出现在邮件正文中。 在邮件中自动加入签名以方便对方联系自己 在电子邮件中自动加入个人签名 方便客户联系我们 可以通过设定自动实现 在电子邮件中自动加入个人签名 在Outlook的下拉菜单中点击“工具”，再点“选项” 出现如右侧的界面 在红圈圈点处输入个人签名信息 在电子邮件中自动加入个人签名 新建一个签名就可 邮件合并 “邮件合并”的概念是指：将格式相同，但是各内容不同的邮件一次性发给许多人，每个人都会收到不