应用文写作(第4章 日常应用文).ppt

注意事项 对所犯错误事实叙述准确、简洁，不必过于详尽。 不可一味地找客观原因来推脱责任，也不必把不是自己的责任揽在自己的身上。 对所犯错误有深刻的认识，明确的态度，但不要无限的上纲上线。 措施要具体可行，有改正错误的决心。 叙述错误事实要简洁，不作描写，更不要抒情。 本章首页 上一页 下一页 返回 情况说明 性 质 适用范围 格式写法 注意事项 本章首页 上一页 下一页 返回 性 质 情况说明也叫情况说明书，是根据实际需要，对有关事情的原因、结果、过程、状态等内容进行说明的专用书信。 本章首页 上一页 下一页 返回 适用范围 他人对事情的具体情况、真实情况或某一细节，不了解或不理解、甚至误解，需要向他人、公众作出解释、说明。 向单位或有关部门作相关工作实际情况的说明，以便单位或部门对其有所了解。 作为证据或资料，将自己的经历、所作的事情，在某个事件中所起的作用或所处的地位等有关情况进行说明。 己方出现失误或错误，向对方说明实际情况进行更正。 本章首页 上一页 下一页 返回 格式写法 标 题 正 文 落 款 本章首页 上一页 下一页 返回 标 题 一般有两种形式，一是直接用“情况说明”作标题；二是在“情况说明”加上修饰、限定性成分，如“奥运会驾驶员志愿者招募相关情况说明”。 本章首页 上一页 下一页 返回 正 文 正文是对有关情况的具体说明。形式繁简、内容多少、篇幅长短的标准只有一个，就是将事情说明白，达到沟通的目的。 企业财务状况的情况说明书，一般由企业生产经营的基本情况、企业利润实现和分配情况、企业资金的增减和周转状况三部分组成。 个人经历的情况说明，一般是将在哪一时期、在哪、作什么说明白，要写清楚时间的起止年月甚至日。如有必要，须说明担任的职务、承担的工作。 一般事情的情况说明，要说明原因、经过和结果，把事情的来 龙去脉交代清楚。对他人关心、不明白的地方详写，其余则应略写。不是特别需要，一般不作详细叙述、描写，有时甚至只需说明原因（或进程、结果）即可。 本章首页 上一页 下一页 返回 落 款 在右下方署名，另起一行在署名的下方写日期。如果是单位写的情况说明，须加盖公章。 本章首页 上一页 下一页 返回 注意事项 语言简洁 说明为主 详略得当 篇幅适中 条理清晰 层次分明 语气平和 不卑不亢 实事求是 真实可信 本章首页 上一页 下一页 返回 电子邮件、短信 电子邮件 短 信 本章首页 上一页 下一页 返回 电子邮件 性 质 适用范围 格式写法 注意事项 本章首页 上一页 下一页 返回 性 质 电子邮件（E-mail）是建立在计算机网络基础上的一种通信形式，它利用电子信号传递、存储信息，从而为用户传递文件、图像、图形和语音等信息。 本章首页 上一页 下一页 返回 适用范围 电子邮件即写即发，对方几分钟甚至几秒钟就能收到。还可以同时向一批人发信件，传输几乎是免费的。还可以发送图像、语音等信息。从理论上讲，电子邮件的内容可以永久的保存。正是由于这些迅速、方便、经济、实用等传统常规信件难以企及的优势，电子邮件已经被越来越多的人接受、使用。 本章首页 上一页 下一页 返回 格式写法 一封完整的电子邮件包括信头和信体两个部分： 信头 包括： 收件人，即收信人电子邮箱地址。 抄送，可以同时收到该邮件的其他人。 主题，概括地描述该邮件的内容，可以是一个词，也可以是一个短语或一个短句。 信体 相当于一般信件的内容。其格式写法，与书信完全一致。如果需要，信体还可以附有附件。这是含在一封信件里的一个或多个计算机文件。它既可以是文字形式，也可以是图像、语音资料。 附件 可从信体上分离出来，成为独立计算机文件。 本章首页 上一页 下一页 返回 注意事项 电子邮件在内容、格式上的写作注意事项与一般信件完全相同。或者说，电子邮件就是电子化的信件。 需要注意的是收件人电子邮箱地址的书写必须认真，不必说字母写错，即使是在大小写、有无空格上出现差错，邮件都会发错或者发不出去。 本章首页 上一页 下一页 返回 短 信 性 质 格式写法 注意事项 本章首页 上一页 下一页 返回 性 质 短信是利用手机收发文字、图片信息，交流思想、沟通感情、相互问候、表达情谊的一种交流手段。 随着电子通讯业的发展、手机的普及，手机短信已经成为人们特别是青年人的一种重要交流手段。 本章首页 上一页 下一页 返回 格式写法 短信的格式并不特别固定。与一般信件相比，有如下特别之处： 问候语、祝颂语一般情况下都省略。如果彼此熟悉对方的手机号码，称呼、署名也均省略。往往是开门见山，直接说想要