电算化会计档案管理中存在的主要问题及改善措施.docVIP

中国兵器工业 208所 刘秀英 3.电算化会计档案保存的硬件措施不配套。采 用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印 出的纸质会计档案。但目前由于一些单位受条件限 制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，仍使用老式 的针式打印机，致使打印输出的会计档案未达到规 定的保存期限，且没有按照国家档案局规定的库房 管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制 度。 4.会计电算化档案保管人员职责不清，在会计 电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘 等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可以 不留痕迹。这种通过计算机技术手段实施的信息篡 改、修改、复制、伪造、销毁等违法乱纪行为具有很强 一、电算化会计档案管理中存在的问题 1.对电算化会计档案的组成认识不足。会计电 算化虽已实施较长时间，但会计人员和单位领导缺 乏会计档案管理的经验，很多单位只是将打印出的 会计档案存档，并未将存储在计算机中的会计信息 备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的 完整性。 2.对电算化会计档案调阅方法认识不足。由于 不具备传统会计档案的直观可视性，电算化会计档 案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可 显示，而目前许多企事业单位因为没有将会计软件 的版式及软件系统很好地保存，导致电算化软件升 级后，不同版本的会计数据不能被调用。 ?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 密切配合才能完成。项目管理部门、基建部门、规划 部门、设备仪器管理部门、财务部门、档案部门等各 职能部门，都会产生与项目相关的文件材料，将这些 文件材料收集起来，进行系统地整理、归档，集中保 管起来，才能完整地、准确地反映出该项目从立项、 实施到竣工的整个过程，为建设单位在以后的工作 中提供参考依据作用。另外，建设项目还有许多参 建单位，按照合同，他们也必须承担起项目资料的收 集、整理和移交工作。因此，一方面，建立以建设单 位内部各部门及各参建单位为主体的项目档案管理 网络体系，相互配合，相互支持，各司其职，各负其 责；另一方面，建设单位内部成立一个项目档案工作 领导小组，全面管理这个网络，出面协调各项工作。 这样，才能保证整个项目档案工作顺利开展。 7.开展项目档案专项验收工作 为了确保项目档案的完整、准确、系统和安全， 国家加强了对项目档案工作的管理，规定在项目竣 工验收前，必须进行项目档案的专项验收。国家、各 军工集团公司都明文规定：“项目档案验收是项目竣 工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项 目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工 验收。”各集团公司也把项目档案验收工作作为年底 对单位领导的一项重要的考核内容。这样就加强了 单位领导对项目档案工作的重视，才会将项目档案 工作纳入到领导的工作日程中，纳入到单位的发展 规划中，对项目档案工作合理地配置各种工作资 源。考核机制使项目科技人员和项目档案管理人员 有了工作动力，增强了他们的工作责任感，想方设法 去干好本职工作。通过开展项目档案专项验收工 作，促使建设单位规范项目档案工作，确保项目档案 完整、准确、系统和安全。 固定资产投资项目档案管理工作是一个比较复 杂的过程，在实际工作中，经常会遇到各种各样的问 题。如何搞好这项工作，解决随时出现的问题，还需 要我们在工作实践中不断地探讨，不断地创新。确 保项目档案完整、准确、系统和安全，是我们坚持不 懈的工作原则；实现项目档案的有效利用，是我们永 恒不变的工作目标。 (责任编辑 朱亚宏) 电算化会计档案管理中存在的 主要问题及改善措施 的隐蔽性和社会危害性，相对手工会计系统而言，发 现利用计算机舞弊的难度更大。因此在没有及时修 订单位的会计档案管理制度，未制定相应的电算化 会计档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破 坏和自然损坏现象较为普遍。 5.缺乏必要的计算机维修、网络安全维护人 才。电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维 护等一系列专业问题，电算化会计档案管理要求从 业人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法， 还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识。但 目前大部分单位仅对会计人员进行简单的培训后， 便安排其使用操作软件系统，会计人员对软件系统 的管理与维护不熟悉，容易导致较大的失误。 二、做好电算化会计档案管理工作的改善措施 1.加强电算化会计档案的完整性管理。会计数 据在未打印成书面形式输出前，应妥善保管并保存 副本。电算化会计档案应定期将会计数据备份至磁 性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保 管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性， 管理人员必须对会计电算化档案进行定期检查、复 制，以防