4系统管理.doc

第四章 系统管理 一、会计分工 操作界面（如图4-1所示） 图4-1 （二）系统约定 1、分工界面中的第一行为主管会计，只有主管会计才有权分配其他岗位的操作权限。 2、操作权限分解为：建账、制证、复核、主管、登账、结账、对账、查询、报表、备份、恢复、清理、制度。 3、同一核算单位各岗位操作人员不得同名。 4、一个工号对应一个操作人员，工号由三位阿拉伯数字组成，如001、002等。引进工号的目的是为了方便用户，在进入本系统时只需输入自己的工号，而不必输入姓名，因此工号不允许重复。 （三）操作流程 如图（4-1）所示。在进入“会计分工”后，单击“添加新操作员”，在窗口内输入其他会计操作员的姓名、工号及口令，再确定每位操作员的操作权限。用鼠标单击每项权限栏时，可切换权限的有或无：“√”表示有某项权限，“空”表示无某项权限。设置完成后单击“退出”。 如会计人员发生变动需修改操作人员姓名可单击“修改操作员名”进行修改 如果单击“清除操作员口令”，则将光标所在行的操作员口令取消，以后使用该操作员权限时，只需输入工号而不必输入口令了。 （四）注意事项 1、主管必须放在第一行。系统赋于主管一些特殊的操作权限，如会计分工，环境恢复等。 2、电脑会计与手工会计的操作规范和工作重心有明显的不同，主管会计应从电脑会计的特点出发，科学设置会计岗位，合理分配操作权限。 3、各岗位操作人员的姓名应该是本套账的操作人员。 4、已经进行过制证等操作的会计人员，在一定的会计期间内不宜删除。 二、口令修改 （一）系统约定 1、第一次进入降龙990会计核算系统时，系统默认主管口令和工号是相同的。 2、各岗位的口令必须也只能以自己的操作工号进入操作界面进行修改。 3、口令可以由一串数字、字母、符号(1-32个英文字符位置)组合而成。 （二）操作流程 修改口令的步骤很简单，首先系统提示输入旧口令，用户初次进入时可以输入工号，因为口令和工号一样。如用户输入的旧口令有错，则无权修改。只有当用户输入了正确的旧口令，系统才提示您输入并确认新口令。单击“确定”，口令便修改成功。下次进入降龙990会计核算系统时，必须输入新口令，否则该操作员不能进入本系统。 （三）注意事项 1、设置口令是为了确保各岗位的操作权限，用户不要忘记口令，也不要将自己的口令随意告知他人。 2、忘记口令怎么办？根据会计管理的要求，商品化会计软件不能在软件中直接向用户提供这一功能。如因工作调整或其他情况不知道口令而影响日常工作时，请按规定的手续向江苏久久软件集团有限公司总部联系。 三、账务数据的备份、恢复和清理 为管理好会计账务档案，系统提供了账务数据的备份、恢复和清理功能。 （一）数据备份（界面如图4-2） 图4-2 如图4-2所示，做账务数据的备份非常简单，只需确认备份什么时间范围的账务数据(系统将默认账务系统的当前日期)，单击“确定”，然后选择路径(如图4-3所示)，即将账务数据备份到该路径下。 图4-3 如果所选路径为A：，确认已插入备份软盘并单击“确定”即可；如选择“其他”，则还可以备份到包括软盘在内的其他目标路径；选择“取消”将退出本模块。将要备份数据的软盘(必须是格式化好的，否则系统会提示出错)插入目标软驱，在做好每一张备份盘后，请在软盘上注明日期和备份盘的号数（因为有时要备份的数据可能要放在几张软盘上），并将软盘的写保护口封好，建议使用U盘或移动硬盘来保存大量的财务数据。 降龙990会计核算系统的账务数据的备份是按月实时进行的，即把账务系统从月初运行到备份时所产生的当月数据全部备份到目标盘上，一方面作为历史数据的保存之用，另一方面也作为账务系统遭到破坏时恢复之用。所以，账务数据的备份非常重要。 原则上，账务数据随时都可以备份，但是真正作为历史数据保存之用的月度完整的账务数据，只有在这一个月的账务全部完成之后才能产生，因此作为历史数据保存用的备份，必须在这个月的账全部做完之后，在“月结年结”之前或之后做才准确完整。在这里建议用户能尽量做到经常备份，这样做能大大增加数据的正确性及安全性。 数据备份文件格式：AC_单位名称_年月.ACC （二）数据恢复 在用户确认恢复时间范围和指定源路径后，系统提示“用备份数据覆盖现存数据吗？”单击“确定”，系统提示用户按备份盘号数依次把备份盘插入相应的软驱自动进行恢复。账务数据恢复的界面如图4-4所示。 图4-4 账务数据恢复主要目的是： 在账务系统遭到破坏或计算机工作盘遭到破坏之后，恢复账务系统，使其正常运行。这样，可以避免用户“从头做起”(至少可以从最近一次所作的备份开始做起)。 （三）数据清理 进行数据清理工作的步骤也很简单，选择所要删掉当年或其之前数据的年份，单击“确定”即可。 “清理日志”：可有选择地清理系统启用以来的操作日志。 账务数