分析力-专业Excel的制作与分析实用法则(全彩)2.pdf

第3章 数据载体—— 表格设计 表格可以理解为数据的载体或容器，将一组相关联的数据输入到Excel工作表中的某个 区域，该区域就是一个独立的表格。在一个Excel工作表中可以存放多个表格，这些表格可 以相关或不相关。 Excel的主要功能在于处理和分析数据，但是通常分析单个或多个数据并没有实际意 义。我们总是习惯基于某个表格处理和分析数据，因此表格的设计是数据分析的基础。 本章主要从如何创建精致的商务表格角度出发探讨表格设计的相关问题。 第3章 数据载体：表格设计 3.1 表格的灵魂——标题 标题是表格的灵魂，所以在创建表格时一定要添加标题。 3.1.1 表格标题的设计要点 表格标题是为了让表格更好地传递信息，让阅读者在更短的时间内了解表格的涵 义。设计表格标题的要点如下。 （1）不能省略。 （2）文字简明且扼要，是对表格内容的高度概括。 （3）如果需要，则在标题中给出明确的观点。 （4）给出必要的附加信息。 （5）必须醒目。 对于设计来说，任何过于死板的条条框框都没有意义，任何规则都要与实际情况 相结合。 3.1.2 提炼表格标题的内容 概括性的表格标题在实际工作中使用非常普遍，通常使用简单的一行文字概括表 格所反映的内容。在使用这类标题时应包括关键的附加信息，如“年份”等。 售额统计表”。虽然内容简明扼要，但是并没有表明年份。 图3.1 常见的概括型表格标题 通常有两种处理方法，第1种是在表格标题右下方添加附加信息“年份＂，在传统 的表格设计中较为多见。但相当于在表格旁多出一行小字，会破坏表格的整体美感； 第2种方法将年份包括在标题中，如将标题更改为“2011年度产品销售额统计表”。这 39 分析力 ！ 创意Excel设计与展现实用法则 样有效地完善了信息，也保证了表格外观的整体性，如图3.2所示。 图3.2 在标题中增加年份 如果设计表格的目的是希望阅读者关注其中隐藏在数据背后的某种趋势或现象， 则应用文字表明观点，让阅读者能更快地了解表格的含义。 同样是年度销售额统计表格，假如在上报领导时希望其关注Ｄ产品在该年度的4个 季度中一直呈稳定的上升趋势，并且仍然采用前面的标题，则阅读者在短时间并不会 特别关注Ｄ产品；如果将标题更改为“2011年　Ｄ产品销售额增长显著”，如图3.3所 示，则效果就大不一样。可见，不同内容的标题对阅读者的引导作用不可小觑。 图3.3 观点明确的表格标题 3.1.3 突出表格标题的注目性 醒目的标题可以通过强调标题的视觉来进一步引起阅读者的兴趣。 如果在一个页面中表格标题和正文使用字体、大小和颜色相同的文字，那么会削 弱标题对阅读者视觉的吸附作用，这样的表格同样不符合易读性设计。 强调标题视觉的常用方法如下。 40 第3章 数据载体：表格设计 （1）加粗并增大字体。 （2）使用醒目的字体颜色。 （3）使用下划线。 （4）使用背景颜色。 具体使用哪一种方法需要综合考虑表格所使用的风格和样式，如果表格内容中使 用了单元格背景，并且为标题使用不同的颜色的背景，则可能造成表格过于花哨，破 坏其严谨性；同样，如果表格设置了边框线，并且在标题中使用下画线，则过多的线 条可能会扰乱阅读者的视线。 加粗字体并设置较大的字号是强调标题使用较多的方法，如图3.4所示为将标题