各种档案立卷归档制度.docVIP

蕉岭县环境保护局各类档案 立卷归档制度 为了加强我局档案的综合管理、完整系统地收集和保存日常管理和工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、专业档案等各种形式和载体的档案文件材料，特制定本制度。 一、归档范围 凡是本局在各种活动中形成的，反映我局环保工作和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的，有查考利用价值的文件材料均应归档。 二、归档时间 1、文书档案，本局每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料，由办公室兼职档案员收集齐全，于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。 2、基建档案，在基建工程中建设文件材料的形成、积累、立卷归档由管理工程项目的部门承担指定兼职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收后一个月归档。 3、仪器设备档案，档案人员参加5000元以上的设备仪器开箱验收工作。开箱后图纸资料由财会室立卷归档，5000元以下的设备仪器档案由使用部门管理。 4、会计档案，当年会计档案由会计部门于第二年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。 5、特殊载体档案，在音像制品、光盘形成后一个月内，交综合档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。 6、已故人员档案，人事部门在干部、职工死亡后半年内，按规定整理，交档案室保存。 7、各部门专业档案由各部门兼职档案员于第二年三月底收集、整理、立卷归档立卷归档。 三、归档要求 （一）文书档案的归档要求 1、凡归档的文件材料都必须齐全完整。 2、凡是原来文件上有会生绣的金属物，归档时必须去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。 3、凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。 4、归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一本。 5、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的请示与批复，批复在前请示在后。 6、不同年度的文件一般不得放在一起归档，跨年度的请示与批复，放在批复年度归档，没有复文的放在请示年归档，跨年度计划、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对年度归档，长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。 （二）基建和设备仪器档案的归档要求 1、凡归档的文件材料，应收集齐全、完整、系统和准确。 2、文件材料应做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备。去掉文件材料的金属物，以卷为单位，立卷归档。 3、图纸要按A4规格折叠，盖档案分类章，按顺序排列，填写立卷说明表。 4、每一项工程或仪器设备文件材料的排列都是先排文件材料，然后再排图纸。 (三)会计档案的归档要求 1、各种形式的会计档案要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。 2、各种形式会计档案要去掉金属品装订成册，整齐美观，每卷要求有封底封面，填写封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛笔或钢笔填写工整、清晰。 3、每个案卷封面和卷脊要填写目录号、案卷号和年度等。 （四）已故人员档案归档要求 按《干部档案工作条例》要求分类整理。 （五）特殊载体档案归档要求 1、照片档案由摄录者或承办部门初步整理，按上级领导视察本局、宣传活动、党政活动、各种奖励、现场取证五类整理立卷。 2、照片档案按《照片档案管理规范》整理，编写总说明和分说明，说明内容包括：事由、时间、地点、背景、摄影者。 3、凡获得县级以上奖励的奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案，交到综合档案室归档。 4、在科研、设计、试验和业务管理等活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累交到综合档案室归档。 （六）专业档案归档要求 各部门业务相关资料要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。 四、档案的排列 各门类的档案分别排列，每一门类的档案排列为南、北校区一个流水号，科室可根据本科的组卷情况先后排案卷顺序号，南校区形成的档案移交到南校区档案室，北校区形成的档案移交到北校区档案室。 五、归档手续 除文书、已故人员、声像、实物档案由档案室归档外，其他类型的档案由相关科室按规定立卷归档，各编制1套完整的目录及电子文档，一起移交到综合档案室，双方清点核对签字以备查考。 A、文书档案保管期限表 1本机关党委会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久 2本机关召开工作会议、专题会议的文件材料 2．1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 2．2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 3机关联合召开会议的文件材科 3．1 本机关为主办的 3．1．1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、