Microsoft Visio 软件的使用.pdfVIP

附录 7 Microsoft Visio 软件的使用 Visio 是目前世界上最常用的商业绘图软件， Visio 的用途通俗的说，就 是把我们要表达和阐述的内容，结合图形更加形象的描绘出来。Visio 是一个 图形化管理软件，它可以将管理活动以图形的方式展示出来，便于跟踪管理。 然而，传统方式在处理图形化的工作过程中，既费时，又费力，且重复劳动 影响工作效率与质量。 Visio 不但将绘图过程简化，而且融入了图形化管理 的规则。所以，它越来越成为办公管理活动中不可缺少的工具。Visio 专门提 供给工程技术人员或一般商业人士使用，是一种快速的绘图软件，能够让你 轻松做出专业化、高质量的图形或图表。 步骤1：VISIO 基础入门 打开 Visio 就会看到一个和 Office 非常相似的界面，Visio 这个软件就像 是个强大的模板，它定义好了很多领域的图形模板，让你游刃有余的拖放就 能组成一个强大的营销图表、网络结构等等。 229 图 1 Visio 包括了很多类型的图表模板，由于篇幅的关系，这里只对流程图、 物理网络图和组织结构图做一下简单的说明。 流程图： 图2 流程图是对流程的直观表示。 在流程图文件夹中可找到用于创建各类流程图（如审计图、原因和效果 图以及工作流程图）的模板和模具。什么人需要使用流程图以及如何使用？ 通过使用流程图，着重测试新来的应聘人如何处理棘手的任务，经理人员可 在面试过程中筛选出胜任的人选。保险公司可以使用流程图来记录风险评估 流程。会计师可以使用流程图来描述财政管理、资金管理和财务库存流程。 物理网络图： 230 图3 物理网络图表示组织的网络，包括电缆线路和物理硬件。 在网络文件夹中可找到基本网络模板，通过它打开的模具可用来创建各 种物理网络图。什么人需要使用物理网络图以及如何使用？设备经理可将物 理网络图并入灾难恢复计划、布线图以及包含有关公司资产及其相关成本信 息的文档。网络经理可使用物理网络图来显示产品在组织内的使用分布状况。 组织中的任何人都可通过参考网络图来找到他们能够连接的设备，例如打印 机和复印机。 组织结构图： 231 图4 组织结构图显示了汇报关系以及雇员分属的部门。 在组织结构图文件夹中可找到用来创建组织结构图的模板和模具。什么 人需要使用组织结构图以及如何使用？人力资源专员可创建组织结构图，并 将其张贴到公司的 Intranet 中。项目经理可使用组织结构图来显示团队结构和 任务细分状况，以便生成项目日程安排。经理人员可使用组织结构图来直观 地表示如何进行部门重组或估计人员配置的需要。 提示：你还可以查找 Visio 中自带的图表示例。在文件菜单上指向新建， 单击浏览绘图示例，双击一个文件夹，然后打开绘图示例，里面有很多做好 的图表事例，非常适合初学者使用，模仿。 步骤2：创建一个图表的实例 举流程图的例子。请跟着下面的操作步骤来进行操作。 具体过程如下：选择一个模板--移动形状和调整形状的大小--添加文本-- 连接形状--设置形状格式--完成和使用图表。 A) 选择一个模板 打开 Visio 界面以后选择一个流程模板，如图： 232 图5 选择一个基本流程图模板