MTP中阶主管管理实务-169.PPTVIP

九洋企业管理咨询有限公司 9-7会议的技巧 (1)会议进行的程序—会议的准备 1、座位表 2、准备会议用具如投影机、指挥棒、 茶水安排等。 5、会场布置 1、通知开会人员参与开会 2、通知开会人员准备相关资料 4、通知 1、准备相关资料 2、准备说明资料 3、准备必要的资料 1、日期及预定进行时间 2、开会人员 3、场所 4、议程进度表 5、主持人 2、拟定会 议的议程 1、确定会议的主题 2、确定有必要开会 1、确定主题 会 议 的 准 备 1、特定主题的讨论型会议 2、传达讯息的传达型会议 3、达成共识的共识型会议 会议的类型 进行会议 1、导入阶段：① 议题阐明 ②说明议题的重要性 ③说明期望达成的目标。 2、充分发言：①指名发问 ②交替发问 ③以全员为对象发问 3、整理意见：①整理、归类大家提的意见。 ②删除一些离题的意见。 ③删除目前没有能力做到的意见。 ④评估各个意见的优缺点 ⑤评估意见能否达到议题的目的。 4、结 论 ：①做出结论 ②对每个结论确定负责实施的对象。 追踪会议结论的实施： 1、追踪结论的实施结果。 2、评估结果是否能达成会议的目标。 3、若不能达成目标，再进行讨论。 主持会议常遇到的问题及对应方法 一、上级人员与部属同时出席，限制了部属的意见发表： 1、请上级人员不要做出结论性的发言，使部属只能随 声附和或噤声不语。 2、指名部属发言 3、不要让部属在主管面前受窘 二、面对习惯性的反对者： 1、要求尊重别人的自由表达权 2、呼吁提出建设性的意见，反对意见留在讨论时再说 三、脱离主题： 1、打断离题的讨论，要求回到主题。 2、询问离题的内容究竟与会议主题有何关系。 3、宣布暂时休息五分钟，再开会时，要求大家针对主 题讨论 四、会场内有人私自交谈不断： 1、制造片刻沉寂，让窃窃私语者警觉。 2、请他们把要说的话向大家大声说明。 3、宣布暂停开会，让他们把话说完再开会。 五、与会人员个性内向，不主动表达意见： 1、指名询问一些他较专精的问题，请他发表意见。 2、可先询问他同意或不同意，再请他解释理由 六、提出的意见过于抽象： 1、用5W2H的方法将意见具体化 七、与会人员发生争议： 1、请争议的人分别发表看法，主持人将重点写在黑板上 2、比较两者的异同 3、征询其他人的意见 成 功 会 议 的 要 件 （1）议题要和参与开会的人有关 （2）要能选择适当的人出席 （3）有技巧的会议主持人（了解 、积极、 原则、 气氛、 公平 、整理、 结论） （4）会前要有充分的准备 （5）与会人员要秉陈正确的开会态度（准时、 把 握主题、准备资料 、倾听、 讲求重点 、尊重、 合作） PART Ⅵ 经营您的部门—控制部门的执行活动 美国生产力专家John R.Schermerhorn 指出：[适当的控制能帮助您确认您部门中的人，在必须的时间，用适当的方法，做必须的工作。]反过来说，适当的控制也能提醒部属，在必须的时间，用适当的方法，做必须的工作。 MTP部门主管必须深切了解过多的控制会让部属的自主及积极性受到严重的挫折，同时了解“控制”对部属而言不该是一种“限制”，控制是确认部属的执行行动能合于共同合意的基准，能合于共同参与制定的计划，控制是为了要能达成部门的任务。 Section 10 控制的含意与方法 控制是管理循环（management cycle)的一项功能，目的是防范问题的产生，提早发现问题及提早发现计划与执行的差距，让我们能早期对应。 控制的范围非常广泛，控制过多或不及也是常被议论的话题。我们对管制的看法是，控制不是您与部属间的对立行为，控制是达成目标的必要手段，这个手段是您与部属认同的，双方都同意这个手段对达成部门目标有帮助。 10-1 控制的含意 控制是什么？ ◆控制是提早发现实际的执行与基准间的差异