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子公司档案排查发现的问题点及规范操作建议 一、各子公司档案排查后发现的问题点如下： 员工档案基本资料不齐全；（详见附件：各子公司人员档案缺补信息） 档案资料更新不及时，有个别子公司员工的身份证仍为第一代身份证复印件； 员工档案中存在错误，例如入职审批表中员工的隶属机构填写不准确等。 合同版本不统一； 劳动合同签订的期限不统一； 劳动合同填写不完整，合同签订的时间、地区等没有填写； 合同填写时出现涂改； 合同中有选择项时，未选择上的空白条款处没有用斜线划掉； 劳动合同签订完成后盖章不全，需要盖公章和法人章，但有个别子公司没盖法人章； 发放给员工的劳动合同、必威体育官网网址协议和培训合同没有员工的签收单； HR人员的细心度有待提高，尤其是现在进行OA流程，各审批人员的意见与发起人填写意见不一致时，没有仔细阅读，导致相关信息有出入。 二、各子公司档案管理的规范操作建议 1、档案资料齐全： 1.1员工档案必须包含的资料：员工的应聘申请表、面试评估表、入职审批表、背景调查资料、照片、身份证复印件、毕业证书复印件、转正资料、劳动合同、培训合同、必威体育官网网址协议及合同签收回执单； 1.2归档的其他资料：调动资料、晋升资料、任免文件、表彰或处罚文件、各种获奖证书或培训证书、原公司离职证明、婚育证明、培训相关记录（考试试卷、制度培训确认单等）； 2、档案资料的及时更新与归档： 2.1员工档案需在入职后一周内建立，若档案建立后产生相关的人事异动记录、培训相关记录、或学历、婚史、身份证等信息更换的，请让相关人员提供书面资料后，于一周内完成档案的更新及归档。 3、档案的保管： 3.1每个员工建立一个档案，并且由专人负责； 3.2属于公司管理编制的人员的档案在总部保管，子公司HR可保存复印件； 3.3属于子公司编制的人员的劳动合同需寄总部存档保管，档案在子公司管理； 4、重点说明劳动合同的填写规范及要求： 4.1合同版本：属于公司管理编制的人员签订公司合同版本（文件编号SEMIR－3/RL－07/01），属于子公司编制且非外包人员签订子公司合同版本（合同编号以SALE开头的版本），外包人员签订外包合同版本。 4.2劳动合同编号与合同主体 4.2.1劳动合同编号 4.2.1.1合同编号填写为SEMIR □-□□/□□-□□ □ □ □□□□ ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ 4.2.1.2此类合同编码适用于子公司中属于公司管理编制的人员； 4.2.1.3编码说明： ①公司类别代码：巴拉巴拉事业部及各分子公司的公司类别代码统一为C(劳动合同主体)。 ②部门代码：为部门的全拼首字母缩写，例如财务部为CW,人力资源部为RL，IT部为IT,其他人员为SC等。 ③工作地代码：员工的工作地全拼首字母缩写，例如温州的填写WZ，上海为SH，武汉为WH等。 ④年度号：填写合同签订的年度后两位数字，例如2011年签订则填写11。 ⑤合同类型：固定期限劳动合同填写A，无固定期限劳动合同填写B，以完成一定的工作任务为期限的劳动合同填写C。 ⑥合同年限：填写员工签订劳动合同的实际工作年限，填写3或5。与合同内容当中的合同期限保持一致。无固定期限劳动合同和以完成一定的工作任务为期限的劳动合同的年限填写为”W”。 ⑦顺序号：填写员工工号。 4.2.2子公司直营劳动合同填写为SALEB-□□/□□-□□ □ □ □□□□ ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ 4.2.2.1此类合同编码适用于子公司店长级别及以下人员； 4.2.2.2编码说明： ①地域代码：子公司所在地域的两位拼音缩写，例如温州的填写WZ，武汉为WH等。 ②子公司代码： 子公司代码 劳动合同签订主体 01 浙江森马服饰股份有限公司 02 上海巴拉巴拉服饰有限公司 03 湖北巴拉巴拉服饰有限公司 04 天津巴拉巴拉服饰有限公司 05 北京巴拉巴拉服饰有限公司 06 其他（外包合同代码） ③年度号：填写合同签订的年度后两位数字，例如2011年签订则填写11。 ④合同类型：固定期限劳动合同填写A，无固定期限劳动合同填写B，以完成一定的工作任务为期限的劳动合同填写C。 ⑤合同年限：填写员工签订劳动合同的实际工作年限，填写3或5。与合同内容当中的合同期限保持一致。无固定期限劳动合同和以完成一定的工作任务为期限的劳动合同的年限填写为“W”。 ⑥顺序号：填写员工工号。 4.2.4劳动合同主体 4.2.4.1《劳动合同书》正本中，甲方根据各分子公司的隶属机构来填写（浙江森马服饰股份有限公司、湖北巴拉巴拉服饰有限公司、天津巴拉巴拉服饰有限公司、上海巴拉巴拉服饰有限公司等）。 4.2.4.2甲方地址、法定代表人或委托代理人填写准确规范。 4.2.4.3乙方员工信息需要填写完整准确，包括姓名、身份证号码、联系住址、户籍地址和紧