八统计(第3节).ppt

第八章 第三节 档案统计 一、档案统计工作的任务和内容 档案统计工作是运用一系列统计技术和方法，以表册、数字的形式，对档案和档案工作的各种情况进行描述、分析和研究，从而揭示其发展趋势及一般规律的工作。 从统计的对象来看，档案统计分为对档案实体及其管理状况的统计、对档案事业的组织与管理状况的统计两方面。 一、档案统计工作的任务和内容 （一）档案统计工作的任务 档案统计的任务是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。具体包括对档案馆（室）档案数量的统计、对档案工作的统计以及档案事业基本情况统计年报。 一、档案统计工作的任务和内容 目前，我国档案工作的基本情况统计分为四个层次： 1.全国档案工作基本情况统计； 2.专业系统档案工作情况统计； 3.地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计； 4.档案馆、档案室档案工作情况统计。 一、档案统计工作的任务和内容 （二）档案统计工作的内容 档案构成统计 档案利用统计 档案工作人员情况统计 档案馆建设状况统计 档案室建立情况统计 一、档案统计工作的任务和内容 （二）档案统计工作的内容 1.档案构成统计：是档案部门全部档案材料现有数量和状况的一种统计。要求将档案馆内的全部档案以其来源性质分组，分成建国后档案、革命历史档案、清代以前档案、民国档案等部分，并以此说明现有档案的数量和状况。 一、档案统计工作的任务和内容 （二）档案统计工作的内容 2.档案利用统计：是一种对各种类型的档案利用的情况和程度的统计。 3.档案工作人员情况统计。它对于研究档案工作人员的需要量、各种干部的比例、各档案馆干部的对比分析和平衡，培训工作的安排等，具有重要的作用。 一、档案统计工作的任务和内容 （二）档案统计工作的内容 4.档案馆建设状况统计。它对于研究我国档案事业的发展，是一种很有意义的资料，为档案行政管理机关进行档案馆网的规划与筹建提供数据支持。 5.档案室建设情况统计。它有利于档案行政管理机构及时了解档案室建设情况。 二、档案统计工作的步骤 （一）档案统计调查 1.任务：获取大量的调查单位的真实材料。 2.基本形式 ： （1）统计报表：是下级档案行政管理机关和档案馆(室)，按照统一的规定向上级机关以表的形式定期报送的文件，也是档案统计中最基本的、最常用的一种形式。主要特点是：填报单位都以原始记录为依据，按照规定的格式、统一的计算方法和一定的期限填送报表。 二、档案统计的步骤 （2）专门调查：是出于某一特定需要，按照专门的目的临时组织的专题性质的调查活动，是统计报表的一种补充形式。遵循的原则：以实事求是的态度来搜集真实可靠的资料：对不同的对象应采取不同的调查形式和方法，各种形式、方法合理结合；遵守观察的同时性和定期性。 专题调查的要求：确定统一准确的调查目的和任务、调查对象、调查单位和报告单位、调查时间和地点、调查方法及纲要，使统计调查按照最必要的项目和统一的口径进行，从而取得原始资料，并对其进行综合分析。 二、档案统计的步骤 （二）档案统计资料的整理 整理主要通过对档案统计资料进行分组的方式进行。分组，可增强同类机构之间的可比性，准确反映各级各类档案机构的工作现状，得出科学的结论。档案统计资料的整理结果应填写在档案统计表中，以便清晰的反映通过统计调查所获得的相关数据。 二、档案统计的步骤 （三）档案统计资料的分析 开展统计工作的目的是为了发现档案工作中存在的问题以及具有典型意义的经验和教训，以便进一步提高档案科学管理水平。因此，应对经过整理归纳的表格进行分析和研究，对统计结果所反映的现象进行客观评述，并提出解决所存在问题的建设性意见和建议。 二、档案统计的步骤 （三）档案统计资料的分析 1.对比分析，即对档案和档案工作中某些可比的对象或因素进行对照比较，以发现区别、差距乃至规律。 2.相关分析与因果分析，即对造成档案和档案工作中某种情况的内部和外部的因果关系进行分析。 3.静态分析，即对档案和档案工作在某一时间或空间的状况进行分析，以了解其绝对数量或当时的发展水平。 二、档案统计的步骤 （三）档案统计资料的分析 4.动态分析，即对档案和档案工作发展变化的过程进行分析，以掌握其规律。 5.综合分析，即在较大的范围和领域中，对档案和档案工作全面情况进行的分析研究。 6.系统分析，及运用系统论、控制论、信息论的原则和技术，对档案和档案工作现象和过程进行分析。 三、档案的登记 档案登记就是以簿、册、表、单等形式，对档案的收进、移出以及整理、鉴定、保管、利用等情况加以记录，以揭示它们的过程、现状和变化。 档案登记是档案统计的原始记录形式，是维护档案的完整与安全的必要手段之一，其形成的数据