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办公室文员 岗前培训手册 =============================================================================== 制定人：王召芹 日期：2011年2月 培训内容：（一）文员基本意识 文员业务知识 ☆ 培训目的：统一做法、达成共识、完善管理 ☆ 培训对象：文员 ☆ 培训人员：行政助理 目 录 一 基本意识 3 一）文员与领导的关系（工作上的服务关系） 3 二）如何做好行政秘书（文员） 3 三）礼貌、礼节、仪表、仪态 4 四）工作纪律 5 五）办公室职责 6 二 业务知识 7 一）公司基本情况的了解 7 二）办公设备的使用 9 三）办公室电话的转接 9 四）会议安排与组织 11 五）会议记录的方法与技巧 11 六）如何做好接待工作 12 七）公司常用文件格式 13 八）学习公司办公室各项管理制度 17 一 基本意识 一）文员与领导的关系（工作上的服务关系） 无论身为事业部门的领导，或是企业单位的上司，处理的事情很多，肩负着许多压力，作为领导的辅助人员——文员，就成为了领导的左膀右臂，作为领导的参谋和助手，其最重要的是做好服务工作，为领导解除后顾之忧。为领导服务是文员的工作职责，它主要体现在帮助领导处理一些日常的事务性工作方面：如办文、办会、办事。 二）如何做好行政秘书（文员） 公司各部门的秘书担负着部门上下及内外沟通的纽带、部门形象代言人和部门的内务总管理的角色，秘书工作质量的高低，直接影响着部门甚至整个公司的工作进展。那么，如何才能做好公司的秘书？要从以下几个方面下功夫。 首先，自己岗位的基本业务知识和技能要抓牢。秘书要熟悉本岗位各项工作的制度和工作流程，熟悉公司的基本情况，掌握良好的计算机操作技能，具备扎实的文字处理能力和语言表达能力等等。 其次，秘书要锻炼工作“三心”法——做事要细心、待人有耐心、工作保持平常心。细心，就是要一丝不苟，丝毫不马虎；耐心，就是要不厌其烦；平常心，就是要对自己工作中可能遇到的种种情况有所预见，当受到不良刺激时能承受、能化解，受到种种诱惑时能够坚持自己的原则立场。 第三，要积极并善于学习，掌握比较全面的知识。秘书要具备的知识包括岗位知识、行业知识、计算机操作知识及生活常识等。这些都是做好秘书工作不可或缺的。 第四，要养成良好的文档处理习惯。在日常工作中，秘书必须养成文件收发有记录、档案管理有条理的好习惯，这是做好工作、提高工作效率的必经之路。 第五，工作必须具有计划性。最好是在当天下班时安排好第二天工作——在工作日志上简洁明了地写下第二天的工作计划；日常工作的处理要具有条理性，注意及时反馈，不能及时完成的工作要向相关人员说明；每天要检查自己工作的完成情况，并进行记录；不要无论谁要求就马上去做（有时还放下手头的工作），要看轻重缓急而定；有时要善于说NO，不要因为人情而过多消耗自己的精力甚至打乱自己正常的工作计划。 第六，要永远自律。要做遵守公司规章的“标兵”，如要守时，不随意串门或在别部门聊天，不标新立异（如留怪发、戴怪样或过多首饰、文身等等），不在办公室大声或长时间聊天，不在办公室打私人电话或作私事等等，要永远做一个“干净”的人——外表干净、手脚干净、心灵干净。 第七，时时作好必威体育官网网址工作。无论工作时间还是下班时间，要做到不该说的不说，文件处理（编写、传递、存放等）注意必威体育官网网址，日常交谈注意必威体育官网网址，不得将公司的秘密扩散等等。 第八，平时注意了解部门同事的情况，做好上司的参谋。秘书要熟悉部门编制，了解现有员工结构及级别，了解部门人事变动的情况，从各个侧面了解员工的情况，平时注意与部门同事进行交流和沟通。 第九，工作必须有原则性。要熟悉公司的相关规章制度，对所有部门同事应一视同仁，要站在公司立场上按合法程序办事，处理日常工作时要就事论事、对事不对人。 第十，要不断培养自己的亲和力。良好的人际关系是秘书高效和高质量开展工作的基础，为此秘书在日常工作和生活中应待人热忱，谦恭有礼，助人为乐，笑容甜美，在节假日或纪念日经常问候他人，要有体谅和宽容的情怀，不凭上司的权威与同事交往，在不违反原则的情况下尽量帮助同事。 第十一，要永远注意自己和部门的形象。仪容仪表要符合公司的要求，每天做好办公室的卫生，督促其他部门做好卫生，外发文件要书写工整、语句通顺、措辞得体、无错别字，不能随便将部门上内部的事情向外传说，注意言行的文明、礼貌。 其实，要成为一名优秀的秘书，并不很困难，只要你循序渐进地不懈修炼，成功的那一天就在不远处等着你！ 三）礼貌、礼节、仪表、仪态 礼仪礼貌是人际关系中的润滑剂，是文明的标志。优秀的文员必须具备一定的礼仪素质，了解、掌握礼仪礼貌，恰到好处地运作礼仪礼貌，才能胜任自己的工作。它是建立良好人际关系的基石，它影响