办公室收文登记管理软件说明书.pdfVIP

办公室收文登记管理系统() 一、软件介绍： 一、软件介绍： 一一、、软软件件介介绍绍：： （一）简介 办公室文秘工作人员好帮手，一次登记录入，然后你可以随 时查询登记文件，随时登记收到的各层级文件，随时打印收文处 理单，随时打印各级次收文登记簿，登记的内容可以随时导入 Excel，可以按照档案管理要求，随时编辑档案目录。呵呵，省事 吧！ 坐在电脑边，完成收文管理工作，不用到档案室里或翻看陈 旧的收文登记簿，随时打印出规范、整洁、清新的表格，完成文 件的处理，多么惬意啊！ （二）、功能 1、随时登记单位所收到的文件 2、打印收文处理单，单张、批量均可。 3、对已经批阅的文件，可以登记承办单位或人员 4、对登记文件进行单项或组合查询（标题、文号、级次、 时间等），显示结果及数量 5、查询结果可以使用分页或单页模式 6、查询结果可以导出至Excel中 7、直接打印查询结果 8、打印收文登记簿 9、来文单位、承办单位、级次等都可以根据需要自行设置 10、增加或删除登录人员 11、单位信息及启用年度设置 12、开始编号的随意设置 （三）特点及适用单位 绿色软件，简单、易用，功能强大，适用于中小机关、事业 或企业单位。 二、适用操作系统： 二、适用操作系统： 二二、、适适用用操操作作系系统统：： 本程序是在WindowsXP，Windows2008，Windows7下测试 通过。 三、使用方法： 三、使用方法： 三三、、使使用用方方法法：： （一）运行并登录 1、双击 即可运行 2、随后出现登录窗口： 3、输入默认密码“123”，点击登录，即可进入系统： （二）使用前的准备 1、点击右正文按钮 后，即可弹出菜单: 2、点击“单位及用户管理”或“来文单位信息”即可进入 基础信息设置窗口： 首先，看左边第一个图片“单位及人员管理”： （1）人员管理：在姓名编辑框填写上姓名，在密码编辑框 填写上自己的密码，点击增加即可。对于不需要的姓名，可以用 鼠标选中姓名，再点击“删除”按钮即可。 （2）单位信息及启用： ①“使用单位”与“启用年度”两项只有在“启用”处于未选中 时才能编辑，即点击 变成 ，见图： 此时即可编辑，如填写“长安县卫生局”，“2012”年度。 ②开始编号:默认从1号开始。本软件编号规则为“年度” +4位顺序编号，如 ③备份数据：可将当前数据库进行备份。文件备份在当前安 装文件下的backup文件夹中。 ④还原数据：即将数据恢复到自己想要找到的备份文件的内 容，还原后，当前数据库中文件被完全覆盖。 ⑤保存：在 状态时才能可见，点击后将清空当前数据 库中数据，并按新的使用单位和启用年度重新使用，只在成功后， 本按钮即隐藏。 ⑥返回：不进行编辑，退出设置窗口。 其次，看右边图片“来文单位及承办单位设置”： （1）项目选择及显示列表： 使用时，点击项目的下拉列表，即可在下面列表框中显示存 在的内容。 （2）增加、修改与删除：点击列表框中项目，右上方的编 辑框即显示可以进行编辑处理的内容： 使用编辑框及增加、修改、删除按钮，可以对相应内容进行 编辑。 （3）返回：不进行修改，直接退出窗口。 （三）、收文登记 1、在主窗口点击“登记文件”，主窗口上方的“收文登记区” 中除编号外，其他各项即处于可编辑状态，填写文件相应的内容， 便可以登记收到的文件信息了。在来文单位编辑框右侧有一个按 钮 ，使用它可以不用手动，即可输入来文单位信息。点击后， 出现窗口 ，双击相应单位即可。此外内容在设置 窗口中增减修改： 2、录入完成，点击左下方的“保存”按钮，即可保存数据 并显示在主窗口中间的表格中。