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浅谈如何做好电力企业基础建设档案管理摘要:当前电力基建档案管理存在着意识薄弱、管理工作不到位、相关人员专业素养不高的问题,应该重点加强电力基建档案管理意识的培育,强化管理体制和制度的建设,通过培训建设一支高素质人才队伍。 关键词:电力基建档案管理意识人员 中图分类号:TM6文献标识码:A文章编号:1672-3791(2011)09(c)-0198-01 随着我国电力事业的发展,电力基础建设越来越多。在建设过程中记录了基础设施设计、建设过程等的图纸、方案、影像资料等都是做好电力基础建设管理及后续管理的重要的档案依据。要推进我国电力基础设施建设规范化、科学化,推动我国电力事业的快速发展,就需要做好档案管理工作。 1电力企业基础建设档案管理现状 长期以来,尽管我国不断提高了电力基础设施建设与管理的科学化、规范化程度,实现了电力事业的跨越式发展。但是,电力基础建设在档案管理方面还存在一些不足,主要有以下几个方面。 1.1 档案管理意识薄弱 档案管理意识直接决定了能否给予档案管理工作以足够的重视。当前,一方面,从电力基建管理者的角度来看,相比于重视工程建设,对于档案管理的投入则不够,也未能在工程设计和规划的过程中将档案管理纳入议程。由此,也就导致在实际建设和管理过程中忽略了相关档案资料的归档保管工作。另一方面,具体办事人员的档案管理意识也不强,制约了档案管理工作,不仅存在设计、管理、规划等文件资料的遗失和管理混乱情况,往往还由于这些问题的存在影响后续的查找利用,影响到整个基建工作的开展。 1.2 监督管理工作不到位 首先从项目建设的各不同阶段来看,均存在着档案管理不到位的问题。 在项目设计阶段,尽管还没有进入施工阶段,但是整个工程建设就是在规划设计的指导下进行的,资料文档的保管工作直接影响着后续施工过程。然而,目前项目设计单位并未直接参与到电力基建的档案管理中来,与基建部门和电力企业的档案管理存在脱节问题,导致文档管理不规范,甚至混乱。 在项目施工建设阶段,更多地将人财物投入到实际建设中,缺乏对档案管理的监督和指导,不能及时收集、整理相关文档,导致许多应该存档的未能存档,也缺乏对建设过程的总结整理,存在材料散失、损毁的问题。 在项目监理过程中,也未能将档案管理工作纳入到监理范围内。一方面只注重施工过程和质量监督,忽略了对档案文件的监督;另一方面,在监理规范中也没有明确界定应该监理的文档资料,在与施工单位的衔接和交流过程中也存在一些不清晰的问题,无法较好地发挥对文档资料的监理作用。 在实际的管理过程中也未能做到集中统一管理。按照档案管理的要求,对于某项目档案的管理应该坚持集中统一的原则。但是,在电力基建的各个环节中,涉及到多个不同的单位,加上对基建档案管理重视不够,实际管理过程中还存在各自为政的现象,没有统一的负责部门,影响了管理的效率和科学性、完整性,也不利于相关资料后续作用的发挥。 1.3 档案管理人员专业素养不高 由于长期以来对电力基建档案管理工作重视不够,档案管理人员队伍的专业素养还不够高,尽管很多电力企业和基建企业都有专门的档案管理部门和人员,但很难顾忌每一个基建项目。而且,在具体施工过程中文档资料的收集都需要基建企业的相关人员来开展,他们对于文档资料的识别、对档案管理技术的掌握都还存在一些不足之处,也限制了电力基建档案管理工作的开展。 2做好电力企业基础建设档案管理的思考 针对当前电力企业基建档案管理中存在的问题,应该从以下几个方面加以改进。 2.1 强化电力基建档案管理意识 应该充分认识到档案管理对电力基建工作的重要性。一方面,要加强对相关领导和管理人员的档案管理意识教育,增强他们对档案管理重要性的认识,在重视工程建设和建设质量的同时给予档案管理应有的关注和投入;另一方面,要加强对设计单位、施工单位、监理单位以及相关人员的教育,在实际工作中重视并自觉参与和支持基建档案的管理工作,才能共同做好电力基建的档案管理。 2.2 强化电力基建档案管理 第一,要建立完善的电力基建档案管理体制和机构,将基建档案管理纳入到电力基建管理体制,纳入到对相关责任人的考核中,作为整个建设工程的一个重要环节加以设计和管理。还要建立完备的档案管理组织机构网络,总公司、分公司以及具体的施工单位都应该配备专兼职人员负责档案的手机与管理,形成协调配合的组织网络。 第二,要完善电力基建档案管理制度。尤其是建设单位与施工单位要就档案管理形成具有约束力的协议,施工单位要将相应的文档资料如实提供给建设单位,并按照统一的管理规范加以分类管理。这可以通过在建设合同中以专门条款的形式加以规范。在监理环节,也要对档案管理工作进行规范,明确监理机