客户服务管理制度及工作流程.docVIP

1.0客户资料管理 1.1资料收集。 在公司的日常营销工作中，收集客户资料是一项非常重要的工作，它直接关系到公司的营销计划能否实现。客服资料的收集要求客服专员每日认真提取客户信息档案，以便关注这些客户的发展动态。 1.2资料整理。 客服专员提取的客户信息档案递交客服主管，由客服主管安排信息汇总，并进行分析分类，分派专人管理各类资料，并要求及时更新，避免遗漏。 1.3资料处理。 客服主管按照负责客户数量均衡、兼顾业务能力的原则，分配给相关客服专员。客服专员负责的客户，应在一周内与相关营销人员进行沟通了解详细客户资料，并做详细备案。 1.4客户跟进 客服部对超过一周不订货的客户需登记在案，并在未来的一周内安排时间电话拜访1次；对超过一个月的不合作客户，不少于2次/每月的定期时间沟通联系（短信、电话、会面、微信等方式）；公司业务部门超过2个月没有跟进（仍欠公司货款客户除外）的客户，可由客服部独立登记跟进执行拜访；已交由业务部门跟进的，由业务部门继续跟进执行。 1.5客户资料建档管理办法 1.5.1新合作客户：销售合同签订验收后3天内，客服专员须填写客户资料建立电子以及纸质客户档案并加以编号排序。首次合作必须具备资料：客户信息登记，送货申请表，营业执照、担保书、购销合同、安全生产许可证、土地使用证复印件、开票资料等。如证照不全需得到营销总监或总经理同意签批确认后方可进行录入资料建档交易。 1.5.2已合作客户：需要延长账期或额度调整客户，需填写《客户信用额度、账期更改申请单》经过营销总监审核，财务主管核对，总经理签字方可调整账期或额度。 回访响应 2.1客服专员对合作的客户进行回访反馈的情况及时反映给本部门主管，部门主管可以当场拍板解决处理的事情在1小时内解决，不能拖至第二天处理。需要其他部门协调的在1小时内协商处理解决，如其他相关部门未能协助处理的事情要上报给上级领导作出可行措施解决。 2.2客户的需求不断变化，通过回访不但了解不同客户的需求、市场咨询，还可以发现自身工作中的不足，及时补救和调整，满足客户需求，提高客户满意度。 2.1回访方式：电话沟通、上门拜访、微信服务，短信业务等 2.2回访流程 需要即时解决问题 不需要即时解决问题或没有问题 2.3已合作客户常规回访话术： 如不方便 方便 满意 不满意/一般 2.4超过一周（或更长时间）未合作回访话术 不方便 方便 有问题 有问题需解决 2.5客户回访管理办法 2.5.1回访内容 2.5.1.1询问客户对本公司的评价，对产品和服务的建议和意见； 2.5.1.2特定时期内可作特色回访（如节日、公司成立纪念日、促销活动期） 2.5.1.3公司新产品推介及近期活动介绍 2.5.1.4注意事项：回访时间不宜过长，内容不宜过多。 2.5.2回访规范及用语 2.5.2.1回访规范：一个避免，四个必保，即： 避免在客户休息时打扰客户； 必须保证客户的100%的回访； 必须保证回访信息的完整记录； 必须保证在一周之内回访（如果当时客户不方便，须与客户在电话中再约一个方便的时间）。 回访前必须与业务部门负责人沟通确认是否可以回访以及具体回访方式。 2.5.3销售部门的客户回访 业务部门需提交《顾客满意度调查表》。每季度第一个月10号前交到客服主管。客服部须敦促业务部门按时执行反馈的情况，并将调查表回收存档备查，将调查内容在季