预混料销售部办事处费用管理第三版-中牧股份.PDF

预混料销售部办事处费用管理 （第三版） 1.0 目的：为了更好的执行公司有关的费用报销和借款政策，提高费用报销和资金使用效率， 规范和建立预混料销售部办事处在履行职责中各项非政策提取费用的报销程序和规则。 2.0 范围及对象： 2.1 预借款：长期预借款（备用金）；临时预借款。 2.2 费用报销：差旅费报销；招待、礼品费报销；促销、会议费报销； 日常杂费报销。 2.3 适用对象：办事处经理、区域经理、技术经理、技术服务代表、兼职技术服务。 3.0 责任： 3.1 预混料销售部经理应该将本政策和程序告知办事处经理、技术服务和区域经理，并定 期在会议和培训时予以强调。预混料销售部经理和办事处经理一起负责建立和维持必 要的控制，以保证本规定的顺利实施。 3.2 预混料销售部分管内勤应认真学习和理解本规定。按本规定审核票据。 4.0 借款 4.1 借款分为两种：长期借款（备用金）和临时借款。 4.2 备用金主要是指办事处经理或其他经财务部核准人员，用于日常周转的借款，其中办 事处经理5000 ，副经理以上8000。备用金借款后只有岗位调整、离职或年终财务有统 一要求时才归还。 4.3 临时借款是指根据每次活动需要所作的临时性借款。 4.4 临时借款必须提出借款申请及对应活动签呈，借款单由商务部主管副总或总经理审批。 5.0 费用管理和报销 5.1 费用总额 5.1.1 预混料销售部根据公司要求，每年将费用提取比例或费用总额下达到各办事处，并 实行费用总额控制。 5.1.2 各项费用进行年底考核，超出规定费用总额的，按有关政策执行。 5.1.3 若销售业绩的超计划增幅远高于费用超支比例，可适当减少奖金扣罚。 5.2 票据审核 5.2.1 报销人应按规定粘贴票据，根据票据种类填写报销单和《费用报告单》，连同相应 手续一起寄给预混料销售部分管内勤。 5.2.2 预混料销售部分管内勤根据本规定及公司有关规定审核报销人的报销单据和票据， 依据审核后的金额按报销人或办事处建立 《费用台账》。 5.2.3 分管内勤将审核合格的票据交给经理及商务部主管领导签字，然后转交财务部。 5.2.4 分管内勤在审核过程中应扣减不符合规定的费用及应由个人承担的费用部分，并告 知报销人。 5.2.5 票据粘贴或填写不符合规定的报销单及票据不合格则不予报销，由分管内勤将报销 单或不合格票据退给报销人，并向报销人说明原因。报销人如需再次报销，则应在 收到退票后两个工作日内提出书面说明，经部门经理和商务部主管领导签字后，分 管内勤登记《费用台账》，然后转交财务部报销。 5.3 出差管理 5.3.1 因预混料销售工作的特殊性和区域分布的不均衡等特点，预混料销售部全体员工 均根据居住地和工作地的实际距离，分别实行“集中休息”的休息制度。 5.3.2 办事处所有人员每月累计出差应不少于20 天，但不得超过23 天， 5.3.3 为了降低长途交通成本，减少在途时间，提高工作效率，特建议出差周期如下： 非特殊情况，常住地和工作地距离在500 公里以内的，出差周期最短为周，500—1000 公里的，最短出差周期为两周（即非在途实际工作日为10 天），超过1000 公里以 上的，最短周期最好为两周以上（即非在途实际工作日为14 天以上）。 5.3.4 家庭或常驻地不在办事处所处城市的，原则上应在办事处居住，享有独立房间。 若办事处现有住房不够，可单独租房，单人居住以一室一厅为准，租房费在1500 元/ 月以下，并由预混料销售部分管内勤将租房协议存档。适应本条的员工，在办 事处工作期间，不报销住宿费，只报销差旅补贴。特殊情况需要批示。 5.3.5 家庭或常住在办事处所在城市，在办事处工作期间，不视同出差。自驾车的可以 报销车辆发生的有关费用。 5.3.6 办事处职员参加由公司或办事处组织的会议或培训，或因公司和办事处要求到其 它地区出差时，可以凭正规票据报销从出发地到目的地实际发生的往返硬席火车、 长途车交通费及有关住宿费。 5.3.7 会议及培训期间的食宿费，原则上由公司统一安排，不再报销差旅补贴。因特殊 情况，个别食宿需经预混料销售部经理或办事处经理审批。公司不能统