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有关档案电子化管理几点思索摘要：档案是指单位在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、图像、声音等不同形式和载体的文件材料，真实地记载和反映了单位的各项活动，是维护单位经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。以往档案管理主要是手工记录归档目录，档案以纸质的形式保存。随着计算机对档案管理技术的日益成熟和完善，很多单位的档案管理转向了电子化管理，逐步建立计算机目录和档案信息数据库，采用电子计算机进行档案编目、检索、统计和开发利用，实行网络信息一体化管理，实现单位内外的档案信息资源共享，为单位提供方便、快捷、优质的档案信息服务。本文在对档案电子化进行初步了解的基础上，针对目前我国档案电子化存在的问题，提出电子化管理的几点建议。 关键词：档案；电子化管理；现状；对策 中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 09-0000-02 计算机网络的发展对人们的工作、生活产生了极大的影响，科技的进步不仅提高了人们的生活质量，还对人们的日常工作模式产生了深刻的影响。电子化技术在各行各业得到广泛使用，档案的电子化管理无论是在档案的管理质量上还是管理模式上，都是以往档案管理模式所无法比拟的，档案电子化管理具有极大的优势。 一、档案电子化管理概述 （一）档案电子化管理概念。档案的电子化管理是指档案管理人员利用计算机硬件、档案管理软件系统和网络技术的手段，对档案资源实行计算机现代化管理的过程。档案电子化管理包括档案的收集、整理、卷内目录录入、文件上传和查阅、利用，是档案管理与现代科学技术结合的产物。档案的电子化管理实现了多种学科知识、多部门协作和多专业配合的系统化管理体系，是当今各行各业进行档案管理的趋势。现代电子化档案的发展改变了传统档案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意义。 （二）档案电子化管理的优势。传统的档案管理需要借用大量的纸质媒介，在档案的记录、使用以及交流过程之中都具有极大的不便，档案的电子化管理有效的解决了这些管理上的难题。首先，档案的电子化有利于保护档案的原件。档案具有重要的参考价值，过多的使用和借阅档案原件会造成档案原件的损害，甚至会丢失重要的资料。档案的电子化文件方便了人们的查阅，极大程度上保护了原件。其次，档案的电子化提高了档案管理部门的工作效率。人们只要输入要查找的关键字，计算机档案管理系统就能迅速调阅电子档案或定位该纸质档案存放位置，缩短了查找的时间，极大的提高了工作效率。再次，节省人力，减少经费的支出。原来的档案管理部门由于档案材料极多，需要大量的档案管理人员，管理部门不仅要投入大量的经费，还造成了管理部门的臃肿。此外，档案管理的电子化还对资源实现共享使档案成了“活”的记录，档案是用来做分析的，并非用来一味保留的，利用档案做数据分析，数据挖掘，这样我们的档案才有价值，我们的信息化也才更有动力！ 二、我国档案电子化管理的现状 随着改革开放的日渐深入，全球化的信息浪潮和先进的技术早就席卷了我国的大江南北，我国的档案管理信息化、数字化在各行各业档案管理中已经普遍推广使用。但是，目前我国的档案电子管理还存在一定技术上和管理上的问题，需要我们进行正确的认识。 （一）对档案电子化管理的认识水平比较低。档案管理的电子化和信息化是在新时期新形势下对档案管理手段的创新，档案的电子化管理急需得到广大档案管理部门的正确认识和有效利用。但是长期以来人们对档案管理的电子化认识具有一定的狭隘性，一些人仅把档案管理的电子化和分类保存联系在一起，认为把卷内目录用计算机打印出来就是档案管理计算机化了；一些人认为电子化的管理不可靠，电脑若出现问题整个电子文档便不复存在了；有些人认为，花十几万甚至二三十万上套档案管理系统不值得； （二）档案必威体育官网网址方面的问题。档案是单位的宝贵财富，档案的必威体育官网网址性与真实性是档案管理人员最为注重的。档案管理的电子化实现了管理的便捷，在很大程度上实现了资源的共享，但是也加大了档案管理的风险。计算机档案信息管理系统是以数据和查询为特征的数据库应用系统，数据库的安全，计算机系统正的常运行，都需要有相当计算机知识的人员来维护，档案管理人员目前还没有达到较高的计算机水平，档案管理的电子化对他们的工作带来了极大的挑战和不便。 （三）档案电子化管理技术上的问题。档案的电子化管理对计算机设备具有极强的依赖性，硬件方面，单机版的需要较高的计算机配置，网络版的需要服务器、交换机、网线等的支撑；软件方面，需要一支非常专业的计算机软件开发队伍，经过对档案工作深刻细致的调研，开发出档案管理软件系统，按照档案管理的要求科学地、标准地、规范地、简洁地完成电子档案的录入、生成、上传、查阅、销毁、各种报表统计等。此外，档案的电子化管理国家