浅谈实现文秘工作与档案工作的一体化_档案论文范文.PDF

中国月期刊咨询网 浅谈实现文秘工作与档案工作的一体化_档案论文范文 浅谈实现文秘工作与档案工作的一体化 徐宝瑞 李莎 摘要：文档工作一体化旨在实现文秘工作和档案工作从组织制度和工作流程的一体化，最终实现提高文档工作的效益 。 关键词：文秘 档案 一体化 本文所称的文档一体化管理，是指把现行文件、档案纳入到一个统一的管理系统内进行管理。该系统有统一的工作制 度、统一的工作程序和统一的控制中心，使现行文件管理和档案管理不再分野，从组织制度上和工作程序上使原本相 对独立而在不少环节上又互相雷同的两种管理体系真正交融在一起，发挥系统的整体功能，从而减少重复劳动，提高 工作效率。根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《国家行政机关公文格式》(以下简称《公文格 式》)和《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《公文处理办法》)等法律法规的有关规定，本文试就现代文秘工 作和档案工作的规范接轨作一些探讨。 1 现代文秘工作和档案管理工作的“一体两面”关系 现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文。公文是文秘工作的主要产品，是档案的主要来源。公文是档案的前 身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案。可见，现代文秘工 作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相联，又相对独立。 随着现代科学技术特别是计算机网络技术的发展，档案界提出了文档一体化的管理模式，这种管理模式便是文秘工作 和档案工作“一体两面”关系的实际反映和科学应用。要实现文档一体化，必须从文秘工作和档案工作的全局出发， 从公文的生成、制法到归档管理的全过程中使用文档一体化计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运 转的每一个环节，特别是公文向档案转化的关键环节上，都体现出档案工作的具体要求，保证文档实体生成一体化、 管理一体化、利用一体化、规范一体化，实现文秘工作和档案工作的信息共享和规范衔接。 2 当前文秘工作和档案工作衔接方面存在的主要问题 2.1原稿不齐全，编号不规范 公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候，办文过程很规范，但实际归档时，却只有定稿，缺了原稿 或修改稿，从某种意义上讲，修改稿特别是有领导批示的原稿更具有存档价值。还有的归档材料是传真件，不经过复 印就存档，短期内字迹就变得模糊不清。公文编号的差错一般则是由于登记不及时、分类不准确造成的，漏号、重号 等乱号情况的出现，既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。 2.2版面记录不全，附件不规范 在日常档案管理中常常遇到归档文件只有主题词而无抄送抄发单位，不标明印发部门和发文时间，尤其是主题词的选 用不准确或自拟自编，给文件归档拟写案卷标题增加了难度。有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号 不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号，严重影响公文的规范立卷和归档。 2.3文种使用不当，办理程序不规范 出现“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，有的该用“请示”却用了“报告”，有的“报告”中夹杂 着“请示”的内容，有的甚至把两个文种合二为一成“请示报告”，给公文受理机关带来不便，影响了公文作用的发 挥。公文的办理程序虽说是一个严密的体系，但在日常工作中，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发 等无序现象仍然存在，从而为档案工作留下后患。 3 实现文秘工作与档案管理工作衔接“标准化”措施 文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说高水平的档案管理必 须建立在规范处理公文的基础之上，现代文秘工作和档案管理工作是一个整体。随着现代科学技术特别是计算机网络 技术的发展，“文档一体化”管理模式应运而生，实现文秘工作与档案工作一体化，是现代科学管理的客观要求。 3.1增强“文档一体化”意识 “文档一体化”旨在加强档案部门对文件管理的提前控制，保证档案的质量，同时减少档案工作程序，避免无谓的重 复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。档案工作的优劣，是衡量一个单位文明程度的重要标志，文秘工作是档案 工作的基础，今天的文件，就是明天的档案。所以，一个有责任心的文秘人员头脑中都要有“档案”二字，在办理每 一件公文时，都要有一丝不苟地按公文形成的标准办理的责任感，向单位档案室移交符合质量标准的公文。 3.2明确部门职责，档案立卷前移 文书部门立卷是《档案法》早就明确的一个基本制度；《公文处理办法》也规定，公文办理完毕后，由文书部门或业 务部门负责“及时整理归档”。公文归档是文