如何做好书工作.ppt

九段秘书 秘书的重要性 秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性!因为他的存在,才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少一半是我的秘书的贡献。 在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一万多个小时。 ——全球第一CEO杰克.韦尔奇 秘书的特质 秘书需要具备 有追求 负责任 重视细节 ………… 更重要的是要具备 结果思维 为什么做秘书比如何做好秘书更重要！ 九段秘书-案例 老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会时几个重点区域的销售经理没有来，于是问秘书，秘书说：我打电话通知他们了，不知道为什么没来？最后一查才知道，有的销售经理临时出差了，有的把开会的事情忘了…… 九段秘书-案例 九段秘书的差别 九段秘书之间的最大差别就在于： 结果思维 “九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位的九段。 九段秘书-日常工作 * * 电话打完就可以了吗？ 一段 二段 三段 四段 五段 六段 七段 八段 九段 发通知 用电子邮件发个会议通知，通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。 抓落实 发通知之后，再打电话给参加会议的相关人等确认。确保每人被及时通知到。 重检查 发通知，落实到人后，会前提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报领导，确定缺席者是否必须参加会议。 勤准备 发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等是否工作正常，并在会议室门上贴上提示条。 细准备 发通知，落实到人，会前通知，测试设备，先了解这个会议的主题和性质、领导的议题。然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。 做记录 发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质、提供相关资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录，整理后发给相关人员。 定责任 ……，还应将会议上确定的各项任务，一一落实到相关责任人，经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。 追结果 ……形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，要每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。 做流程 把上述过程做成标准化的“会议”流程，让所有秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系 一段 二段 三段 四段 五段 六段 七段 八段 九段 递资料 帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的工作。 做提醒 根据领导行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒，并且协助做好充分的准备 审资料 递资料,排行程、做提醒，并且帮助领导审核资料，如何错的或者不合流程的就返回去不往上交。 汇总工作 递资料,排行程、做提醒，审资料，并且每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来 做分析 递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议。 帮汇总 ……，并且帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排。 追措施 ……，并下发领导修改完成的工作，重要事项还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给领导。 追结果 ……，并且每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导。 做流程 把上述过程做成标准化的“秘书”流程，让所有秘书都可以根据这个流程，把工作结果做到九段。 *