XXX档案室管理规定.PDFVIP

XXX 设计院管理规定 第X 版 XXX 档案室管理规定 一、 档案室分布图 管 理 办 公 区 域 图 档案室分布图 二、 档案柜的分类及编号 1、将档案室中的柜子分为5 组排放，分别以A 、B、C、D 、E 表示； 每组有5 列档案柜分别以 1、2 、3、4 、5 表示。如第A 组第1 列档案柜 则表示为A1 。 2 、档案资料需按类排放 如：A 组档案柜：工程图 B 组档案柜：工程书籍 C 组档案柜：XXXXX D 组档案柜：XXXXX 第 1 页 共 3 页 XXX 设计院管理规定 第X 版 E 组档案柜：XXXXX 三、 档案资料的编号 档案资料分为工程图、工程书籍、XXX 、XXX 、其他五个类别。 1、工程图的编号 工程图以DWG 表示，编码为 0001～9999。（若需将图纸详细分类 可增加分类代号，如试制工程图编码为S0001～S9999，正式工程图 编码为Z0001～Z9999 等）。 2、工程书籍的编号 工程书籍以BOOK 表示，编码为0001～9999。 …… 四、 档案资料的存档 档案资料存档时需进行登记。（登记时可分类登记，可分为工程图存 档记录、工程书籍存档记录……） 登记时需写明编号、名称、版本号、备注等内容。 五、 档案资料的借阅 需借阅资料时需填写借阅申 表 （申 表中可包含借阅书籍名称， 借阅时间，借阅用途，预计归还时间等）。 档案管理人员需做好档案资料的借阅记录。（记录时可分类登记，可 分为工程图借阅记录、工程书籍借阅记录……）。 注：登记记录，以借阅/ 归还记录为例 第 2 页 共 3 页 XXX 设计院管理规定 第X 版 例： 文 件 借 阅/ 归 还 登 记 表 编号： 借阅记录 归还记录 文件编 版本 序号 文 件 名 称 备注 号 号 借阅 借阅 管理 归还 管理 归还 人 日期 员 人 员 日期 第 3 页 共 3 页