验收人员资料表供应商资料表存货资料表进货资料表履行关系表.PPT

* * * * * * * * * * * 會計資訊系統課程講義採購及付款循環~系統概念、DFD、SF、REA、內控~ 周國華 屏東商業技術學院會計系 2008.3.28 智慧財產權聲明 本文件係由周國華老師獨自撰寫，除引用之概念屬於原文作者外，其餘文字及圖形內容之智慧財產權當然屬於周老師獨有。 任何機構或個人，在未取得周老師同意前，不得直接以本文件做為學校、研究機構、企業、會計師事務所、政府機關或財團法人機構舉辦教學或進修課程之教材，否則即屬侵權行為。 任何機構或個人，在未取得周老師同意前，不得在自行編撰的教材中直接大量引用本文件的內容。若屬單頁內部分內容之引用，亦請註明出處。 * 屏東商業技術學院 周國華 採購及付款循環：系統結構 採購及付款循環，主要係由請購(request for purchase)、採購(order goods and services)、驗收(receive g and s)、付款(pay for g and s)等四項作業所組成。 在企業軟體實作上，採購及付款循環，可大致分為採購系統及付款系統兩個部分。以下以SAP為例： 在SAP R/3 ERP系統中，採購系統配置在材料管理模組(material management, MM)內，屬於物流模組(logistics)的一部份；付款系統配置在應付帳款模組(AP)內，屬於財務模組(financials)的一部份。 在SAP必威体育精装版版本的ERP 6.0系統中，將模組(modules)改稱為解決方案(solutions)，採購及付款循環之內容包含在procurement and logistics execution及financials這兩種解決方案內。 屏東商業技術學院 周國華 * 供應鏈管理 採購及付款循環的功能主要在提供銷售及收款循環所需的商品或服務，亦即，前者從供應商取得原物料、商品存貨及服務，經過必要的加工製造程序，由後者配銷給客戶。 採購入庫的原物料、商品存貨，製造中的半成品，未出貨的製成品，都會產生存貨持有成本，包含備辦存貨所需的營運資金、倉儲成本、過期存貨的跌價損失等等。 廠商通常會根據來自客戶訂單量的變動，調整自己的存貨水平。在供應鏈中，下游廠商對景氣的誤判，常會在中、上游廠商產生擴大的效果，稱為長鞭效應(bull-whip effect) 。 為了避免這種長鞭效應帶來的惡果，許多公司導入供應鏈管理(SCM)系統，此系統藉由軟體及網路，讓供應鏈上下游伙伴彼此分享形成決策所需之營運資訊。因此，廠商可從客戶的客戶取得資訊，以評估直接客戶的需求；亦可從供應商的供應商取得資訊，以評估直接供應商的供應能力。 屏東商業技術學院 周國華 * 採購及付款循環：相關文件 在採購及付款循環中，通常可看到以下文件及名詞： 請購單(purchase requisition) 訂購單 or 採購單 or 訂單(purchase order, PO) 詢價單(request for quotation, RFQ) 驗收報告(receiving report) 到貨單 進貨發票(vendor invoice) 發貨單 付款憑單(disbursement voucher) 借項通知單(debit memo) 退貨裝箱單(return packing slip) ※ 以上列舉之文件，均可透過搜尋引擎在網路上找到許多範本。同學應針對每份文件取得至少一份範本詳加閱讀，以深入瞭解上述文件在實務運作上的含意。 屏東商業技術學院 周國華 * 相關電腦檔案 主檔(master files, 記錄資源及參與者) 供應商主檔 存貨主檔 應付帳款主檔(在REA模式中，不設此檔案，改由查詢取得) 交易檔(transaction files,記錄事件) 採購單檔 進貨發票檔 現金支出檔 屏東商業技術學院 周國華 * 採購及付款循環：第0階邏輯DFD 屏東商業技術學院 周國華 * 1.0請購 2.0採購 3.0驗收 4.0付款 供 應 商 存貨主檔 應付帳款主檔 現金支出檔 存貨管理系統 其他部門 存貨請購單 物料及服務請購單 已核准請購單 採購單通知 採購單 採購單通知 採購單通知 倉儲部門 驗收報告 裝箱單及提單 入庫通知 總帳系統 記錄存貨 進貨發票 供應商主檔 供應商主檔 存貨主檔 記錄應付帳款 記錄付現、沖銷應付帳款 支票及付款通知 採購單檔 採購單檔 第1階邏輯DFD：1.0 請購 屏東商業技術學院 周國華 * 1.1 匯總 請購單 1.2 審核 適當性 存貨請購單 存貨主檔 已核准請購單 請購單 例外處理：請購駁回，退回申請單位 物料、服務請購單 第1階邏輯DFD：2.0 採購 屏東商業技術學院 周國華 * 2.1 選擇 供應商 2.2