收发传真礼仪.ppt

收发传真礼仪 传真机是远程通讯方面的重要工具,因其方便快 捷，在现代商 务活动中的使用越来越多，可部分取代邮递业务。传真件也是一种普遍认可的文书形式。起草传真时应做到简明扼要，文明有礼。由于传真机使用非常普及，因而有其独特的使用规则。 规范操作 行文礼貌 明确信息 注意必威体育官网网址 规范操作 1、在发传真之前，商务人员应先打电话通知对方。如果传真页数较多，要特别告诉对方，以让对方考虑是否发传真或其他方式在收到他人的传真后，商务人员应当在第一时间内采用适当的方式告知对方。需要办理或者转交，转送他人发送的传真时切不可拖延时间，耽误对方的要事。如果没有得到对方的允许，不要将发送时间设定在下班后，这是非常不礼貌的行为。 2、传真机一般有自动和手动两种方式，要根据不同的传真机使用不同的规范操作。 3、传真的纸张规范：不应用传真机传送太长的文件，一般是A4大小、白色纸。不要用其他颜色的纸，而且为长久保存资料最好将传真件复印。如果接收人需要原件备案，诸如一些需要主管人员亲笔签字的合同等资料，则应在传真后将原件用商业信函的方式寄出。 明确信息 1、为了明确传真的有关信息，正式的传真必须有封面，封面页一般较为正式。 2、注意传真首页需要我们在传真首页上注明的内容包括：传送者和接收者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等。另外，每页都应该有页码标注，这样方便阅读，而且如果某一页不清楚的话，也方便准确地补发。 3、发急件时就应在封面正页注明，因为有的大企业定时分批发送公函和信笺，如不标明急件，就容易被耽误。 注意必威体育官网网址 未经事先许可，不应传送必威体育官网网址性强的文件或材料，因为公共传真机必威体育官网网址性不高，任何刚好经过传真机旁边的人，都可以轻易窥得传真纸上的内容，所以传真件不能确保完全必威体育官网网址。若是任何比较私密的事情，最好不用传真机传达，除非你想让事件变成“公开的秘密”。 行文礼貌 1、在书写传真件时，在语气和行文风格上，应做到清楚，简洁，且必须像写信一样有礼貌，如必要的称呼、问 候语、签字、敬语、致谢语等均不可缺少，尤其是信尾的签字常被忽略，这是不太礼貌的，因为签字代表这封信是发信者知道并且同意才发出的，否则任何人都可以轻易冒名发信件了。 2、注意字号：传真的材料，应该比普通打印的文件字体大一点，以保证传真过去的文字清晰、方便阅读。 3、如果传真盖有公章的文字材料，必须要把章盖得清晰、颜色鲜艳，这样传真过去后，才可能清楚。 办公室使用传真机的礼仪 1、公私分明。由于发送传真费用较高，因此不能随意使用公司的传真设备，也不要让他人将发给你的私人传真发到公司，这样做可能会给同事留下不好的印象或者滋长办公室不良风气。若有急事必须使用，经请示同意后再用。 2、使用的先后问题。如果你需要发一份很长的传真，而等在你后面的同事只需要发一两张时，不妨让他先用；如果你的任务不是特别急迫，应让时间紧迫的同事先用。 3、传真纸用完时要及时更换新传真纸；如果遇到传真机出故障，应及时找出原因并立刻处理好，方便下一位同事使用。 办公室使用传真机的礼仪 4、不要霸占传真机。在黄金时段忌连发几十页或更多传真，影响他人使用。 5、使用完毕后记得将你的原件拿走。如果原稿遗失，不仅会走漏重要信息，也会给自己工作带来不便。