12580员工商旅服务手册.doc

12580员工商旅服务手册 为了减化差旅费的报销流程，提升员工对12580公司业务的使用习惯，财务部于2012年3月14日在全省范围内开展机票统一支付业务，即通过12580乘机方便行专席办理员工机票预订、退票、改签等业务。 公司员工拨打12580（省外拨打需加拨区号0351），按3号键的1号键可进行航班信息查询、订票、改签、退票以及先乘机后付款的个性服务。 注：原12580商旅VIP专661258）从3月20日起不再受理机票预订服务。 订票流程 员工拨打12580选择3号键下的1号键，说明所属部门及员工姓名（必须与身份证相同）、编号，进行机票的查询预订、退票改签服务。（省外拨打需加拨区号0351） 2、值机服务 员工在航班起飞前24小时—2小时内可拨打12580的3号键的1号键办理太原出港航班的电话值机选座位服务。（托运行李、改签机票不能办理）。 员工是10086短信代码下发的值机信息享受专用安检通道服务，内容一般为值机短信或支付成功短信，如误删可为员工补发。 3、配送服务 机票预订后可提供机票配送服务，最迟送达时间为回程后3-5日内。 （1）人工配送（配送范围：太原市区，小店除外） （2）邮寄行程单（小店、较为偏远的地区和各地市分公司） （3）行程单时间：邮寄行程单太原市区次日可以收到，地市最多三天可寄送到。 备注：收件人通常为乘机人本人，同部门需确定一位收件人统一签收;领导出行行程单会寄送同行员工或是部门综合人员。 4、报销流程 员工在出差返回单位后一周内将机票行程单贴票报综合报账人员，由综合报账人员负责处理后续报销流程。具体事宜详见“工作协调财字[2012]46号12580的3号键的1号键曙花处理。 5、非合同制员工订票流程 1）员工家属订票流程 为了让员工家属享受同样便捷的乘机服务，乘机方便行为合同制员工家属提供先出票后付款的服务。即合同制员工可为家属通过乘机方便行预订机票，在回程后的2日内结清机票款的服务。 备注：如预订时间较长，付款需在预订机票后的十日内完成。太原市区免费配送，付款可以是现金、上门刷卡或信用卡支付的方式（信用卡支持的银行：工行、中行、农行、建行、招商、广发、中信、平安、兴业、广发、北京、交通、上海银行），员工家属订票可参加12580推广的营销活动。 2）劳务派遣制员工订票流程 劳务派遣制员工因公出差订票需部门综合人员或直接主管代为预订，其他流程同合同制员工。 6、注意事项 按照航空公司的相关规定，机票折扣越低，退票改签的费用就会越高,请员工尽量选择合适自己的时间出行，避免产生高额的退票改签费用。当天预订并取消的机票收取10元/张的工本费。