科研档案管理办法 - 湖南工业职业技术学院.doc

湖南工业职业技术学院科研档案管理办法 基本原则 1、为建立健全我校科研档案工作，加强科研档案的科学管理，充分发挥科研档案在科学研究中的作用。根据国务院批准的《科学技术档案工作条例》、教育部、国家档案局联合发布的《科学技术档案管理暂行规定》等法律、法规、规章、特制订本办法。 2、凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。 3、科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。 二、档案管理 1、由科技处归口管理，负责全校科研档案的收集、整理和归档。 2、科研成果进行鉴定验收时，必须有科技处和课题组成员参加。 3、不同部门协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复印件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。 4、每个项目结束后，均应按归档范围要求及时收集整理本项目的文件材料，由课题负责人按照立卷要求进行检查、鉴定、整理立卷，并在一个月内向科技处移交。跨年度的研究课题，做好年度总结，订好第二年作业计划，整理好当年的课题文件材料。 三、档案归档要求 1、各系、各单位的项目(课题)负责人需认真检查、做好科研文件材料的形成、积累和归档工作。 2、项目(课题)研究文件材料在归档时，要求完整、准确、系统，由课题组负责立卷，并经课题负责人审查后归档。案卷应填写项目名称、立卷日期、卷内目录、科研档案内容提要、归档说明。 3、课题计划任务书、成果鉴定书、阶段小结、中期检查报告、结题报告等一律要用科研管理部门的统-表格。 4、根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形成等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。 5、归档移交时，填写卷内目录一式两份(一份装订在案卷内，另一份随同案卷一起移交档案部门)，移交目录一式两份，交接双方签字后各执一份备查。 6、 科研管理部门档案人员在接收档案时，要按卷内目录逐一查对清点，如发现有缺少或未按要求整理的，应拒绝接收，并提出明确要求，由承办单位补办。 7、研究人员和档案人员调动工作时，应将经手的科研文件材料交待清楚，办理交接手续，严禁任何人带走科研文件材料。 8、科研档案一经归档，即不允许随便改动，确因技术上的要求需要改进，必须严格履行批准手续，提交修改说明材料，一并归档。 9、科研档案的鉴定，应根据其历史和现实科学价值以及对经济建设。科技发展、社会效益等作用，按照保管期限和密级，定期进行鉴定。鉴定包括对科研档案进行整体和重新确定保管期限、调整密级、销毁。 10、科研档案保管期限的划分原则是：凡属于国家重要科研成果或对科学技术发展、工作查考、经验总结等具有长远利用价值的科研档案均应永久保存；凡是在一定时期内具有利用、查考价值的科研档案，应酌情定长期或短期保存；介于两种保管期限之间的科研档案一律从长保存。 11、要严格科研档案的管理，加强必威体育官网网址、安全防范措施，确保档案安全。 12、凡未开放的科研档案主要供本校利用。外单位一般不提供利用，如特殊情况，须经档案室和科技处负责人批准方可查阅。 13、充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护成果所有权及正确处理科研工作中各种权益问题提供凭证。 附：科研档案归档范围和保管期限表 科研档案归档范围和保管期限表 L、 综合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 科研行政管理文件材料 长期 2 科研计划管理文件材料 长期 3 科研成果管理文件材料 长期 4 科研经费管理文件材料 长期 5 申报材料及有关批复 长期 6 学会工作(学术活动)材料 短期 2 、项目材料 序号 类 目 名 称 保管期限 1 开题报告与课题调研论证材料 长期 2 任务书、合同、协议书 永久 3 课题研究计划、设计 长期 4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 短期 5 课题投资和预决算材料 短期 6 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录 永久 7 数据处理材料 永久 8 设计的文字说明和图纸 永久 9 研究工作阶段小结、年度报告 长期 10 配套的照片、数码音（像）材料等 永久 11 样品、标本等实物的目录 永久 12 研究报告、研制报告 永久 13 论文专著 永久 14 工艺技术报告 永久 15 技术诀窍报告 永久 16 专家评审意见 永久 17 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见） 长期