秘书角色职责与任务(30分钟)130818.ppt

了解狮子会赋予服务队秘书的责任 确定有什么资源可以帮助服务队秘书履行职责 认识服务队秘书应该具备的领导才能 能准时提交所要求递交的报告 当您完成本课程时 角色(1) 是当选的服务队干部 是服务队的重要沟通纽带 是服务队理事会成员 角色--理事会成员 服务队会长 上届会长 副会长 秘书 财务 总务 纠察 会员发展委员会主席 其他当选理事 角色(2) 要接受服务队会长以及理事会成员的监督和指导 是服务队内举足轻重的支持者 角色测验 服务队秘书是服务队重要的 _____________ 。 狮友 干部 资料 沟通纽带 沟通纽带 角色测验 服务队秘书（的职位）受谁监督和指导︰ 会长和财务 会长及理事会 会员和青少狮 总务和纠察 会长及 理事会 沟通(1) 因为秘书是重要的沟通纽带，固定的和有效率的沟通是至关重要的。 服务队秘书是负责对所有的请求和询问作出回应的干部 沟通‐-所有的请求和询问 公众 区会和总会 会员 其它类型 对请求和询问的回应，立即、迅速、适当是非常重要的。 立即--订出回应的目标时间 迅速--有时间的限制和要求 适当--方法方式专业,语言适当 沟通(2) 沟通(3) 书面沟通系统化非常重要 便于追踪,将所有的记录保管在一个档案夹里(服务队资料资源中心) 狮友学习中心的公关课程 报告(1) 完成和归档报告 准时提交 否则: 影响获得服务队会长杰出奖的可能性 服务队的地位可能改变，服务队有被取消之可能。 报告(2) 关于狮友个人的报告/表格 深圳狮子会入会申请表 ?创会会员表格 家庭单位证明表格 深圳狮子会会员转会申请表 深圳狮子会退会报告表 深圳狮子会会员休会申请表 报告(3) 关于服务队的报告/表格 深圳狮子会创会申请表 服务队会员基本资料一览表（季报） 服务队会员动态统计表（月报） 服务队例会情况通报（月报） 服务队服务情况通报（月报） 服务队会员服务一览表（季报） 服务队会员参会一览表（季报） 深圳狮子会会籍调查表（半年，9月15日前） 结为好友区（会）申请表 服务队会员企业、社会贤达捐赠一览表 填交服务队理事会成员报告 报告 (4) 按服务队会长指定 ,需要准备的报告 讣告 口头报告(简明、真实和切题) 记录 (1) 沟通/公关记录 奖项/徽章 服务队会议/记录 会员月报表 服务队活动报告 会费/发票 公报/会刊 服务队名册/会员资料 书面的档案夹或电子档案的记录包括︰ 记录(2) 委员会指派和选举资料 服务队用品 ?会员卡和文具等 服务队秘书保管的其它记录包括︰ 建立有条理的文件系统 记录(3) 任前，会长和秘书讨论记录将如何保管 记录简单并合乎逻辑，容易找到。 会议 (1) 一般的议程包括(但不限于) ?通过上次的会议记录 ?会长致词 ?报告收到的沟通信息 ?秘书及/或财务报告 ?其它会务 会议的议程可以有不同的变化 会议(2) 通知出席会议的时间和地点 记录出席 记录会议内容 秘书也需负责︰ 会议(3) 使用适当的语言和文件,确保记录准确 会议之后尽快整理会议记录 ?干部应该审阅完成的记录 ?审阅之后，记录应该迅速给所有会员 一份记录副本应该归档 必要时,交报告到区会 做会议记录时应注意︰ 会费 与服务队财务合作 协助收取会费 发给欠缴服务队会费和其它欠款的会员通知或声明 每季或半年度的结算 会费收取之后交给服务队财务并取得收据 领导(1) 作为服务队干部之一，服务队会员将向秘书寻求指导、资料，甚至寻求帮助解决问题。 担任领导职位的干部，有效地沟通是至关重要的 6 * 71 * 38 * 34 * 38 * * 16 * 32 31 * 30 * 61 * 57 * 33 * 28 * 34 * 26 * 54 * 39 * 26 * 52 * 42 * 24 * 36 * 23 * 38 * 30 * 23 * 31 * 22 * 71 * 服务队秘书 角色、责任和任务 2013年8月17-18日 深圳狮子会2013/14新职员研讨会 我将从本课程中学到什么呢？ 角色 沟通 报告 记录 会议 会费 领导 资源 提示 6 * 71 * 38 * 34 * 38 * * 16 * 32 31 * 30 * 61 * 57 * 33 * 28 * 34 * 26 * 54 * 39 * 26 * 52 * 42 * 24 * 36 * 23 * 38 * 30 * 23 * 31 * 22 * 71 *