关于文件与档案关系的再认识.pdfVIP

案，于是就继续扩大文件概念，直至文件概念与档案 概念几乎相同。然而，问题并没有解决，文件与档案 每糕关 躺再 的概念相同了，文件与档案的关系就说清了?并没 有。文件与档案的概念相同，它们没有区别了，这两 齐桂秋 李玉滨 个概念还有必要同时存在吗?症结在什么地方，就在 文件与档案的关系，是西方现代文件管理理论的 于要维护“文件是档案的前身”的经典说法，要维护在 一 个重要内容。文件生命周期理论奠定了文档一体 此基础上建立起来的所有档案学基础理论。 化的理论基础，而要实现文档管理的一体化，就不得 2、文件能否作为档案的属概念。这是长期以来 不探讨文件与档案的渊源关系。在纸质文件时代，档 学术界有所争论的问题，但又是一个十分重要的档案 案学者们虽然对文件与档案的关系的认识有些差异， 学基础理论问题，它直接关系到对文件生命周期理论 但基本还能达成一致。而电子文件的出现则激化了 的理解和认识。产生分歧的根源在于对文件、档案概 这种争议．，许多学者对文件与档案的关系产生了质 念认识的差异。因此，要探求这些问题的根源；就必 疑。 ． 须先明确什么是文件，什么是档案。对档案定义的表 文件与档案的区别是档案学的常识。文件和档 述，主要有3种：一是“档案是原始记录或历史记录”； 案是同一事物在共同运动阶段上价值形态变化的体 二是“档案是人t1、]在社会活动中形成的保存起来以备 现。文件转化为档案需3个方面条件：(1)现时使用 考查的文件”；三是 “档案是人们保存的有价值的信 完毕或办理完毕的文件，才能归档。(2)对日后实际 息，这些信息可以是文件、资料、情报、文献、图书 报 工作和科研具有一定查考利用价值的文件才有必要 纸、杂志等”。第一种类型的定义，比较符合我国长期 作为归档保存。(3)按照一定规律集中保存起来的 以来对档案和文件关系的认识，把文件与档案看成是 文件才能最后成为档案。而这3个条件的最终实现， 两种不同性质的事物。这种意义上的档案，在实际工 在实际工作中便体现为“立卷归档”。于是“归档”也 作中，是定位于“归档后的文件”。第二种类型的定义， 就成为“文件向档案转化的一般程序和条件，又是文 是在各种理论探讨中提出的，也有人认为“档案是人 件转化为档案的一般标志和界限”，并被人们普遍接 们在社会活动中形成以备查考的非现行作用的文 受。 件。”尤其是目前讨论较为热烈的“档案泛化”论，干脆 但是，事物在发展的过程中总是存在着各种各样 把档案等同于现行文件。第三类型的定义，要求档案 的矛盾。近年来，随着社会实践的发展，学术界对文 人是否该丢掉依恋不舍的经典的文件与档案关系的 件与档案的关系也产生了两种比较极端的认识：一种 情结，是否站在发展档案学的高度来看文件与档案的 观点认为，文件与档案有本质的区别，文件是独立于 关系。 ． 档案的另一种社会现象。他们之所以这样认为，是因 文件与档案的关系是个老问题，我国档案界对这 为档案的形成不同于文件的形成，档案的本质特征是 个问题的认识历来是很清楚的。但是，上个世纪9O年 区别于文件而存在的。另一种观点则认为，文件和档 代以来，有些同志一味以某些 “拉丁语系国家”的做 案是同一概念，可以互相替代。文件和档案没有本质 法，作为评判我国档案工作的标准，用文件生命周期 的区别，尤其在电子文件时代，文件和档案将变得难 理论指挥一切，这对于我国档案学理论与档案工作实 以区分，分析文件与档案的差异只存在着理论意义而 践的健康发展是不利的。事物是不断变化的，因此， 没有实际意义，“归档”更不是文件和档案的界限。 与事物相对应的概念不是一成不变的，文件与档案的 争议的焦点问题不外乎三个方面：(1)文件与档案 概念也不例外。 是否为一物；(2)文件是否可作为档案的属概念；(3)归 3、我