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浅谈高校后勤修缮工程档案管理 发布日期：2010-11-12 访问次数: 35 信息来源：集团工程部 苏东 字号：[ 大 中 小 摘要：修缮档案资料是高校修缮工程的真实记录、是高校建设与发展历史的再现、是对高校维修改造项目进行审计、监督、管理、验收以及未来改扩建、维修的重要依据[1]。而修缮档案管理工作是保证修缮工程档案资料记录的连续性、真实性和完整性的可靠保证。本文通过论述，阐明了修缮档案管理的特点、存在的问题，提出了若干做好高校修缮工程档案的对策。 关键词：高校???修缮档案科学化管理 　　一、背景 　　随着我国高等教育事业的不断发展，社会各界对高等教育资源客观需求的不断提升，各个高校都在改善办学条件和提升办学质量，保证有良好的育人环境和生活环境。这势必要求高等学校加大对固定资产的投资力度，扩建、新建校园，努力提升学校的硬件设施水平，以适应自身发展的要求。与此同时，发展也带来了学校的维修改造工程成本的不断提高，每年投入到学校的维修费用多达百万甚至千万，修缮工程的规模和数量大大增加。在这种情况下，与之相关的请示报告、施工方案等工程资料的数量增加，修缮工程资料也会随之增加。 　　高校的档案馆一般只管理修缮工程和大型维修改造档案（目前我校就是采取这样的管理方式），细小、琐碎的修缮工程档案还没有形成统一有效的管理，许多修缮工程完工后没有留下相应的档案材料。如何充分运用科学化、规范化和现代化的管理手段，对其实施科学管理，为学校的工程建设提供信息化服务，使其发挥应有的作用，是摆在高校后勤人面前的一项重要任务。 　　二、修缮工程档案的特点 　　1. 涉及范围广 　　修缮工程不同于新建工程，修缮工程大小不一，种类多、内容杂、数量大，比较琐碎，包括维修改造教学、实验、行政办公用房、师生住房、生活辅助用房、道路、地下管线和绿化等，建设过程中产生了大量有保存价值的档案资料[2]。 　　2. 效果作用延续时间长 　　修缮工程档案不仅是对修缮工程的记录，在存档后的相当一段时间内都会发挥作用。修缮档案资料是高校修缮工程的真实记录、是高校建设与发展历史的再现、是对高校维修改造项目进行审计、监督、管理、验收以及未来改扩建、维修的重要依据。而修缮档案管理工作是保证修缮工程档案资料记录的连续性、真实性和完整性的可靠保证，因此做好高校修缮工程档案的建设和管理是非常重要的。 　　3. 专业性要求高 　　修缮档案的专业性表现在它的形成领域和内容性质都具有与其他行业所不同的专业特点。修缮工程是有着固定程序的系统工程，涉及到土建、水暖、电气、设备、市政、园林绿化等环节，每一步骤、每一环节都有其专业上的规范要求，因此，修缮工程所产生的修缮档案具有较强的专业性。 　　三、修缮档案管理存在的问题 　　1. 修缮档案管理部门意识淡薄，或者尚未着手对修缮工程档案进行管理。 　　目前，高校修缮工程档案管理还远远没有做到标准化、规范化、制度化。工作人员的档案意识淡薄，存在着“重建设，轻档案”的思想，在实际工程建设中，只重视工程进度、质量等硬件效果，而往往忽视档案资料的随时收集工作，从而导致收集、整理修缮工程档案工作难度加大。后勤部门对档案工作的认识不够，在实际工作中，往往是“就地取材”，忽视了对修缮资料的纸张大小、书写规范等方面的要求；也没有制定严格的登记制度，图纸在施工过程中随意丢放，保管不善，磨损，污染严重，破旧不堪，致使一些图纸不能完整存档。 　　2. 修缮工程档案的收集工作难度大。 　　修缮工程大小不一，种类多、内容杂、数量大，比较琐碎，而且涉及的专业广，给修缮工程档案的收集工作造成一定难度。另外修缮工程档案的相对物除了我们所能观察到的地面以上的建筑物以外，还包括隐蔽工程、地下管网等，这些工程大多隐藏于地下或墙体内，具有不可预见性，这种不可预见性往往导致相关档案的疏漏或缺失。 　　3. 修缮工程档案的管理缺少专职人员。 　　目前，各个高校都在精简压缩编制，在这样的环境下，不可能配备专职修缮工程档案管理人员，后勤工程部门的技术员就充当了兼职档案员的角色。然而，兼职档案员多数未接受过培训或仅有几天的短期培训，不具备档案管理方面的知识，从事档案管理的水平较低。而且，兼职档案员又承担着繁杂的工作，没有时间和精力兼顾档案工作，对修缮工程档案的收集和整理力不从心。 　　4. 修缮工程档案的利用和保护方式不完善。 　　建立修缮工程档案的最终目的是为了以后的工程利用。目前高校修缮工程档案的利用方式，多为利用者到档案部门借阅纸质原件。这种借阅方式虽方便了利用者，最大限度发挥了修缮工程档案的实用价值，但从保护档案的角度来说则存在很多弊端，对档案原件（特别是图纸原件）的频繁使用会导致原件破损严重，字迹磨灭褪色。更有甚者，由于修缮项目的周期长，且很多图纸原件须带到施工现场使用，辗转多人，可