物业档案管理培训资料.ppt

第三章 怎样管好档案 全宗号 年度 室编件号 机构或问题 保管期限 馆编件号 3.2.5归档章填写示例 A 2007 1 0.1.01 1 第三章 怎样管好档案 3.2.6归档文件目录填写示例 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 1 地产置业 雅集行中〔2007〕2号 关于“推选2006年度‘优秀经理’候选人”事宜 2 含附件 第三章 怎样管好档案 3.2.7档案盒封面脊背及备考表填写示例 全宗号 年度 保管期限 机构（问题） 起止件号 室 馆 盒号 本卷为2007年营业执照变更资料，共10件，10页。 A 2007 1 0.1.01 起止件号 1-100 1 盒内文件情况说明 整理人：欧莹（手签） 2007年3月20日 检查人：郭杰（手签） 第三章 怎样管好档案 3.2.8工程类文件整理概览 阶段 工程前期文件 工程竣工文件 工程竣工验收文件 立项审批 勘测 设计 施工 竣工图 监理 责任者 建设单位 勘测 单位 设计 单位 施工单位 监理 单位 建设单位 职能 全过程 收集、整理、归档 全过程 标准 1.遵照所在地城建档案规范 2.结合相关专业标准 3.参考公司《工程文件归档管理规定》 4.图纸依据《技术制图复制图的折叠方法》 第三章 怎样管好档案 3.2.9技术类文件整理程序 组卷 排列 编目 装订 原则 要求 方法 卷内 案卷 页号 封面 目录 备考表 皮装 盒装 夹装 第三章 怎样管好档案 3.2.10文件归档办法 要素 目标 方法/措施 归档范围 齐全：数量而言整个公司完整流程 完整：每一份归档文件内容完整 了解流程熟悉范围 归档时间 定时限时随时 熟悉计划把握重点 归档份数 一份/多份 价值性实用性结合 质量审核 准确：最终版本签字盖章手续完备 清晰：表面清洁字迹线条清晰 规范：经过系统整理 耐久：载体书写材料金属物 过程控制培训示范 第三章 怎样管好档案 3.3.1档案分类办法 工程 营销 物管 营销策划 销售管理 销售合同 综合管理 服务管理 物业合同 行 政 管 理 行政综合 人力资源 企业文化 信息管理 经 营 管 理 经营综合 目标计划 审计监察 立项 设计 施工 筹备 监理 竣工 财 务 管 理 财务综合 资金管理 会计档案 分类原则： 以全部档案为对象 依据管理职能 结合内容及形成特点 保持有机联系 便于管理和开发利用 基于核心业务的职能分类 第三章 怎样管好档案 3.3.2档案编号办法 全宗号+分类号（一级类目+二级类目+三级类目）+件号/卷号 档号构成： 从1开始 编流水号 两位数字 从01~99 八分制先1~8 再91~98 十进位制 从0~9 大写英文字母表示 注：综合管理类、特殊载体类档案用以表示件号，技术类用以表示卷号 第三章 怎样管好档案 3.3.3档案编号示例 A.0.1.01—1 件号表示第1件 三级类目表示机构管理 二级类目表示行政综合 一级类目表示行政管理 全宗号表示集团本部 综合管理类特殊载体类档号需与年度及保管期限结合使用 第三章 怎样管好档案 3.4.1档案库房管理办法 原 则 以防为主，防治结合，严格日常管理 要 求 防盗 放火 防潮 防虫 防鼠 措 施 门窗紧固 库房严入 严禁明火安全用电置灭火器 禁水冲地 置除湿机 放置药品 禁堆杂物 勤关门窗 要 求 防尘 防高温 防强光 防辐射 防有害气体 措 施 清洁扫除 门窗紧固 置空调器 置温湿度计 外窗遮阳 远辐射源 置防磁柜 远离污染源 装具布置 与墙间隔、垂直于自然光源、迂回式排列 排架方法 从里到外、从左到右、从上到下 温湿度 温度14℃-24℃，湿度45%-60% ，日记年结 第三章 怎样管好档案 3.4.2档案库房布置示意图 门 窗 表示不小于60cm 库房要求： 功能分区，轻重有别，标识清晰； 新建房宜等三个月，装修房宜等一个月后搬入； 选择干燥楼层，不宜设在地下室、顶层或平房； 远易燃易爆物和污染源 1 2 3 4 第三章 怎样管好档案 3.5.1档案鉴定销毁办法 直接价值鉴定法 方法 5-10年一次 频率 申请鉴定 成立鉴定小组 价值鉴定 形成鉴定报告 销毁 审批同意 审批同意 留存1-2年 鉴定销毁程序 后续工作 内容 来源 完整程度 载体形式 第三章 怎样管好档案 档案统计 指标体系 档案 数量 统计 档案 管理 统计 档案 利用 统计 综合统计 专题统计 人员统计 设备统计 用量统计