秘书办公室事务：值班、来客、印信等综合讲述资料.ppt

* “内外有别”是对国家而言，对外国友人要与国人 有区别，这不仅表现在礼仪上，主要表现在接待原则 上 2 接待原则 按国家或地方单位统一的政策、方针、法规、标准、业务要求等办理接待 对来宾要平等对待；尊重是互相的，随俗也是互相的 遵守重礼仪讲实效的原则 尤其要遵守必威体育官网网址的原则 四、印章的管理和使用 掌管印章是秘书部门或秘书的一项重要的 日常工作。秘书管理的印章有公章、专用章、 负责人印章等。 公章是一个机关、单位或社会组织的正式 印章，是其具有合法性的标志，是行使 其职权的凭信。 公章可分为两种 公章的分类 圆形 椭圆形或方形 国内公章，规格有明确规定 国际公章 印文用中文宋体或简体，自左向右环行或自左至右横行，一般用全称 一般是外文居右上方，中文居左下方，且须用繁体字 公章一般由上级制发，如需自行刻制必须 报经公安机关批准，并在指定处刻制。 专用章是为某种专门业务刻制的 印章，如“财务专用章”，“合同专用章”等， 它不代表机关、单位，只反映某项专门 业务内容和一定的业务权力。 专用章可以是圆形，也可 以是椭圆形、方形、 菱形或长方形。 手章是负责人印章，是机关、单位主要负 责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权， 因此具有权威性。有些文件，有些事项，有些 手续，如银行借贷、财务报告和决算、签订合 同等，除盖公章和专用章外，还须盖负责人手 章才能生效。 印章的应用应注意以下四个方面 印章的应用应注意的事项 要求 具体内容 管理印章要有制度 对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印章 使用印章要慎重 要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、用章印数等 使用印章事前认真检查 看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印 盖章位置准确 要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑年盖月，印文字迹要端正清晰 印章必须妥善保管 须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面 五、开具各种信函 开具或拟写各种信函文件，是办公室日常 工作之一。常开具的信函有：介绍信、证明信。 常拟写的信函有慰问信、邀请函、聘书等。 （一） 介绍信 介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其 他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、 参加各种社会活动使用的一种专用书信。 介绍信的种类 介绍信大致分三种：打印成文，不留存根的 印刷介绍信；打印成文带存根的印刷介绍信；用 一般公文纸书写的介绍信。 1 介绍信的写作 介绍信的内容 内容 具体要求 上款 指对方单位的名称或对方负责同志的称呼。上款要单独起一行，顶格书写，称呼后加冒号 介绍事项 包括：持介绍信者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一人，则须注明人数。然后写接洽、联系什么事情，有什么希望和要求。当事项涉及一定必威体育官网网址范围时，还须注明联系人的政治面貌、职务、级别等 落款 写开具介绍信的单位名称和开具介绍信的日期，并加盖公章 附注 一般写介绍信的有效期限 2 书信式介绍信 例文 介绍信 ××公司负责同志: 今介绍我所副研究员何涛、高级工程师陈锦二位 同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。 此致 敬礼! ××实用技术研究所 （盖公章） 二○○八年×月×日 1 不带存根的印刷介绍信 例文 ××市××局介