秘书办公室工作实务--综合篇资料.ppt

* 别人行动的 20% 别人听懂的40% 别人听到的60% 你嘴上说的 80% 你心里想的 100% 指令不能有效执行的真正原因！ 沟通的漏斗 衬衫放西裤外 过短 不扣衬衫扣 西服配便鞋 西服及裤子口袋 西服袖长过衬衫 扣子全扣上 男人着西服的八忌 不许不穿衬裙 不随意搭配 不乱配鞋 过大或过小 衣扣不到位 不内衣外穿 女士着 西装的六不 坐姿 行姿 站姿 仪态礼仪 手势 蹲姿 电话礼仪三要素 声音 态度 言词 电话形象三要素 1 时间 2 空间 3 内容 同事家里电话 迟到、请假 外出办事 延误拜访 用传真机机传文件 借用他人或单位电话 让工作更顺利的电话术 你是如何鼓掌的? 你会握手吗？ 握 手 礼 仪 禁 忌 握手时，左手拿着东西或插在兜里 不按顺序，争先恐后 男士戴手套（社交场合女士可戴薄手套） 戴墨镜（有眼疾病或眼有缺陷除外） 用左手或用双手与异性握手 交叉握手（与西方人握手视为十字架，不敬） 拉来、推去或上下左右抖个不停 长篇大论、点头哈腰、过度客套 只握指尖或只递指尖 手脏、湿、当场搓揩 三心二意、面无表情、目光游移或旁观 介绍集体： 介绍双方时先卑后尊 介绍其中一方时先尊后卑 介 绍 礼 仪 介 绍 他 人： 按尊者优先与相互原则 先介绍下级给上级 ?先介绍年轻的给年长的 先介绍女士给男士? 先介绍来宾给主人 先介绍家人给同事、朋友 ?先介绍未婚者给已婚者? 先介绍后与会者给先与会 者 自我介绍： 单位（全 称） 部门 职务 姓名（缓、顿、释） 了解尊卑次序同时尊重客人习惯 司机 秘书 上司 来宾 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 秘 书 司 机 来宾B 上司 来宾A ? 上司 来宾A 来宾C 秘书 来宾B 我是自己命运的主宰 我不能左右天气， 但我可以改变心情 我不能改变容貌， 但我可以展开笑容 我不能控制他人， 但我可以控制自己 我不能掌控过去， 但我可以掌控未来 我不能预知明天， 但我可以抓住今天 我不能样样顺心， 但我可以事事尽心 人有了知识，就会具备各种分析能力， 明辨是非的能力。 所以我们要勤恳读书，广泛阅读， 古人说“书中自有黄金屋。 ”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识， 培养逻辑思维能力； 通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平， 培养文学情趣； 通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。 有许多书籍还能培养我们的道德情操， 给我们巨大的精神力量， 鼓舞我们前进。 * 怎样利用了解之窗？ 不知道 知道 盲目区 知道 开放区 未知区 不知道 隐藏区 别人 自己 相互尊重 共同交流 虚心听取 认真回应 开诚布公 实话实说 相互尊重 共同探讨 美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如何提高人际交往成功的效率,提出了一个名为“约哈瑞窗户”的理论 * A（态度）德 S（技能）才 你是属于什么样的人才？ 定义： 收文是收进外来发送本企业的文件，即：凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，都是收文。 程序图： 签收 ? 拆封 分文 请办 批示 备注 归档 ? 登记 传阅 拟稿 协商 会签 核稿 归档 校对 登记编号 公文处理方法和程序 三大环节： 1、发文处理： 拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发 2、收文处理： 签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督办---办复 3、公文管理： 制定立卷类目表---归卷---调用---立卷---归档---销毁 文档管理与处理 文档的归档原则： 一、是在本企业活动中直接形成的； 二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的； 三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。 文档的归档方法： 1、按问题组卷 2、按名称组卷 3、按时间组卷 4、按地区组卷 5、按收发文机关组卷 6、按作者组卷 7、按结构组卷 8、按工作阶段组卷 9、按专业组卷 归档案卷内的基本排列方法： 一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后； 二、来文和复文，复文在